工業中心辦理國際會議服務業務歡迎各院委託

推動本校成為國家重點大學，邁向世界一流。陳維昭校長日前在聽取各院教授之需求後，囑工業中心成立專責單位，協助本校各院所教授承接國際會議業務，積極向外爭取辦理權，提昇台大國際學術地位。工業中心遂於89年8月成立會議組，擴大國際會議服務於本校各院。工業中心會議組提供的服務項目及資源有:

1）會議協調聯繫及管理，1.參與大會企劃工作及召集籌備會議。2.依各委員會職掌及工作內容提出大會預定工作進度表。3.與國內外相關單位之文書作業。4.協助政府單位之經費補助申請作業。5.辦理大陸人士來台申請手續。6.與國內外Invited Speaker之聯繫工作。

2）會議文宣製作，1.大會logo、海報、邀請函（卡）、信封、信紙、名牌設計。2.印製Call for papers。3.Advance Program、Final Program、論文集等各式文宣品之設計、印刷等。

3）論文徵稿作業（配合學術委員會執行），1.Call for Papers之印發。2.論文(摘要)之收件、登錄、彙整、送審及通知等。3.論文全文之跟催、登錄與彙整。

4）會議社交宴會及旅遊活動安排依大會需求設計及安排餐飲、晚宴、觀光、文化節目等。

5）註冊報到作業，1.設計標準化大會報名表。2.報名資訊之建檔、連繫、變更處理。3.製作各項統計資料提供籌備會或有關單位參考。4.會前送出confirm信函、報到通知。5.現場報到及服務。

6）財務會計作業，1.協助編列收支預算表。2.依大會委託處理銀行往來及會計工作。3.開立大會帳戶，處理信用卡收費，外幣託收兌現等事宜。4.各項費用收取（註冊費、募款收入）。5.單據彙整、經費核銷（政府單位、贊助單位）。6.財務結算報表之編製。

7）會場規劃及佈置，1.會議場地遴選及議價，2.視聽、投射器材或設備的租借及配置，3.會場安全及保全管理，4.電腦與網路設備建置。

8）展覽服務，1.展覽之場地規劃、平面圖製作。2.展品之軟硬體需求調查。3.徵展行銷。4.展覽實務。

工業中心會議組成員，包括組長及組員共五名全職人員，並由總務組、財務組及業務組同仁因個案需要成立支援小組協助。同時具備完善之國際會議作業管理系統，包含五個資訊處理子系統：學術資訊處理系統、論文資訊處理系統、節目資訊處理系統、來賓資訊處理系統、和後勤資訊處理系統。資訊通訊環境完備，大會秘書處可由工業中心提供辦公設備、會議室、電話、傳真、電子郵箱等供大會使用。另外，除了與圓山飯店、福華飯店等簽有優惠合約之外，另有許多週邊配合廠商，如印刷、旅運、美工設計、視聽器材等，從會前籌劃至會議舉行，可以最低的成本，做最好的服務。工業中心自會議舉行日期前二年開始接受委託，並可視個案向前或向後延伸之。竭誠歡迎各院委託，有意委託者可逕洽工業中心會議組梁禎玲組長,校內分機2793轉10。