國立台灣大學教務行政電腦化四年改善計畫

教務處李教務長嗣涔註冊組洪主任泰雄

壹、前言~本處之教務資訊系統堪稱目前全校發展最早且功能最齊備者，此係歷任與現任校長及教務長高瞻遠矚之創見以及教務處工作同仁努力以赴之成果。教務業務一直是一項過程繁瑣、資料龐雜且牽涉法令層面廣大，誠屬責任深重之工作。為爭取時效、節省各方資源，強化作業之精確，提高工作品質，利用現代化資訊管理技術與電腦是達成目的之最佳方法。~)

民國六十八年起，本校開始使用電子計算機處理繁雜之課表及成績作業；惟因當時中文環境並不成熟，致所列印之資料缺少中文表示，同時亦需大量人工作業配合，加以教務工作百廢待興，所以電腦化之過程繁重異常。後因ＰＣ漸為普及且中文環境也較為成熟，旋於民國七十六年起，改變原有之大電腦作業方式，全面使用PC作業，故教務資訊系統始得全面進入中文化，教務資訊功能至此方才發揮應有之功效。~)

回顧至民國九十年止的二十年期間，本校教務電腦化工作確實能達其「新、速、實、簡」之目的，然而隨著電腦科技日新月異，軟硬體功能增強；教務法令隨社會之演嬗，不斷更新；本校學生人數及學系（所）擴增迅速；為享受新科技軟硬體之功能及配合校務蓬勃發展，本處將原行政人員出缺改以資訊人員遞補之方式遞補技術人員，並成立教務處資訊組，至此本處才得以真正邁入教務行政自動化的資訊系統中。~)

民國八十七年起，本處因應資訊科技之進步；為達操作視窗化及推動全面自動化查詢之目標，再次精益求精，開始重新規劃並撰寫新的教務資訊系統。因此過去複雜之工作，如排課、排考、選課等作業，亦因線上查詢之便利，進而協助全校師生及行政同仁工作之順利施展，因而在各項新、舊業務不斷大量增加、擴增之情形下，依然能大幅地改善工作品質，達到辦公室自動化之目的。近來，網際網路發展迅速，未來四年教務處電腦化之工作除繼續強化教務作業之電腦輔助功能外，仍應朝向以網路服務為導向之功能發展，並期將教務處之資料在安全無虞的考量下，提供全體師生全面共享各項資源。~貳、未來四年之改善計畫~一、持續加強教務行政電腦化，簡化各項作業程序，各項申請作業希望能儘量在網路上完成，以達節省時效及各方資源之目的，並加強資料之精確性，以增進工作效率。~)

二、開放資料庫，隨時提供最新之學生資料給各單位及學系查詢、使用。~)

三、中文歷年成績光碟化：往昔係於受理學生申請後，每日分上、下午各集中一次，以人工輸入、列印之方式處理，總計約需時一工作日；目前由於連線系統與中文歷年成績單光碟掃瞄已完成，學生於收費機繳費後，即可當場連線，自行列印、立即取件；未來，我們擬繼續改進相關措施，以期朝更有效益方向努力。~)

四、英文歷年成績光碟化：往昔係於受理學生申請後，依修習科目以人工逐筆打字、校對、影印之方式處理，總計約需時三至五個工作日；目前除早年部分畢業生未建有英文歷年成績單檔案外，其餘現存之英文歷年成績單業已完成光碟掃瞄；配合程式之撰寫及使用，學生於投幣機繳費後，亦可當場連線，自行列印、立即取件，大幅減少等待取件時間。未來將朝更有效率的方法研擬改進措施。~)

五、學生證製作網路連線：目前學生證之製作係於受理學生申請後，以人工輸入、印製之方式處理，約需時一個工作日；未來，我們擬配合網路連線，改進相關措施，期使學生於投幣機繳費後，即可立即連線印製，將領證時間縮短為一小時。~)

六、應屆畢業生歷年成績審核電腦化：目前應屆畢業生歷年成績之審核係以人工之方式處理，惟各學系自訂畢業資格，標準不一；人工審核時，極為龐雜繁瑣而費時，且不容稍有誤失；為改善此一曠日費時之艱鉅重任，未來，我們擬配合各學系必修科目之建立與學生已修習歷年成績檔案之聯結，逐步改以電腦審核，期使本項審核工作更為精確、迅速；同時希望學生可藉此於入學至畢業，隨時皆可線上查核其修習現況，以為其各學期選課及畢業之預先規劃。~)

七、網路加退選課程：目前電腦選課僅限於初選階段，學生於加退選課階段，仍以人工處理；惟因本校學生人數眾多，課程科目亦多如繁星，每學期之加退選課總筆數相對亦極為龐大，故由學生於網上加退選課乃勢在必行，原預計於八十九學年度試行辦理，後因部份學生反對而暫停實施。邇後仍將研擬從部份科目先行試辦，逐步檢討、改善，期能於符合各學系、學生及行政簡化等實際需求後，再全面實施。~)

八、學籍成績一元化暨資訊知能研習之辦理：自八十六學年度起，即將學籍、選課、成績等各項業務統籌規劃，施行一元化管理，期使學生由錄取入學至畢業後任一階段，只要依其學系所別逕洽所屬櫃檯即可一次辦妥其與教務相關之任何業務；而行政人員亦可因必須受理各種狀況而得以全盤瞭解各種與教務相關之作業，增進行政人員工作績效與專業形象。未來除持續將其他工作納入業務一元化管理外，亦期將各項中、英文證明文件之申請網路化，達到使學生於投幣機繳費後，亦可當場連線，自行列印、立即取件之目標，於此同時，本處亦將隨時配合時代之步伐，持續辦理各種資訊知能研習，以提升行政人員全方位之作業能力。~)

九、規劃無紙張時代：為使學生能精確、快速取得各項訊息，擬規劃各項因應措施，期使學生由入學至畢業所需之各項法規、須知、課程表、申請表格…等皆可由網路下載、傳輸，逐步進入無紙張時代，以撙節大量因印刷、郵遞…等而耗費之財力、物力、人力資源。~)

十、因應時空遞變，隨時修改不合時宜法規：本處負責全校之招生、註冊、選課及成績等工作，牽涉法規繁多；諸如學則、請領中英文證件須知、轉系辦法、修讀輔系辦法、修讀雙主修辦法、外國學生入學辦法、選課注意事項及申請入學辦法……等之修訂，皆隨時聽取學生反映之心聲及參酌承辦人之經驗、意見，開會共同研商之後，適時提出修正不合時宜之法規，或針對新情勢之需，擬制新法，以符時勢與各方之需求。~)

十一、報帳系統：報帳以往依帳目性質不同，而選擇填寫二聯單、三聯單或五聯單，然後經層層蓋章送會計室審核組審核無誤後，報帳手續即算完成。此種過程僅是報帳手續完成，對於各單位經費使用情形，用了多少、剩餘多少，無法正確且立即得知，易造成會計年度將至而有經費不足或剩餘的情況發生，為了使各項經費能充份得到利用，更為免於會計年度將至為了消化經費以致有浮濫採購之虞，因此擬開發電腦報帳系統，如此既可節省人工填單時間及人為疏失，更可讓主管了解整個經費使用情形，便於統籌規劃單位需求，使經費使用達到最大效益，以提升工作效率和品質。~)

十二、公文收發系統：長久以來收、發文皆採人工填寫之登記方式；欲查詢某件公文時，需要人工逐一翻閱收文簿或送文簿，不易尋找且耗時費事；且公文是否處理完成，亦不易清查、掌握；加以書面資料不易保存，故擬開發教務處電腦公文收發系統。如此不僅稽查公文方便，節省公文傳送時間，且公文處理完成與否，透過電腦清查，一目瞭然，不易有積壓公文情形，同時亦收「無紙張」之效益，並藉此讓主管了解各承辦人公文處理進度及業務數量多寡，以盡督導之責。~)

十三、各項名單及榜單之查詢系統：有關核准轉系、輔系、雙主修、書卷獎名單等公告，動輒數十頁書面資料，若每次均分送給各院系所完整的全校資料，既浪費又不環保。因此，本處擬開發網路查詢系統，使各項名單及各種入學考試之榜單僅張貼一份書面公告，另於網路之公告，則可由查詢者自行選擇所需範圍而自行列印。~)

十四、學雜費自動繳款：近年來經常有學生要求能以自動櫃員機轉帳之方式繳交學雜費，本處與出納組正研擬其可行性與實施方法中。~)

十五、教師網路送成績：雖然傳統之教師送交教務處存底備查之書面成績資料尚不能廢止；然隨時勢所趨，本處正研擬採用網路（如改採電子檔案或磁片）作為教師送交成績方式之可行性與實施方法，以確實掌握成績之精確性與有管控送交成績之時效性，以維學生權益。~)

十六、本校辦理之各項考試改採網路填表事後審查報名資格方式：近年來招生方式多元化，考生可藉由多種入學管道進入本校學士學位班、碩士班就讀，如學士班有申請入學、轉學生考試；碩士班有甄試、一般考試、碩士在職專班等。惟近年來本校各項招生報名人數增加快速，尤以碩士班一般考試為甚其報名人數由八十七學年度之一萬伍仟餘人成長至九十學年度之一萬玖仟多人，而本校報名作業現採用現場網路報名作業方式，在四天的報名時間內要完成眾多考生之收件、審核、列印准考證等重要工作確有龐大壓力，為解決此現場報名作業人潮擁擠之狀況，教務處已研擬在政策允許於考生錄取後再審核學歷證件時，考生可以網路辦理報名，透過網路考生可在家中或學校上網填寫報名資料再經由ATM自動轉帳繳報名費，主辦單位再從網路下載考生所填資料列印准考證於考前寄發考生使用，而其他相關資料亦可於放榜後下載轉換為學籍資料，如此不僅可方便各地區之考生亦對本校處理錄取新生之學籍資料時既快速又省下建檔與校對經費。~)

十七、網路鍵入簡章資料：本校系所眾多(九十學年度已有53系84所)為節省招生簡章編印之時程及面對無紙張時代之來臨，本處亦研擬與各系所間之書面往來以網路替代其間之校對如此簡章之編排可進入更快速且正確的境界。~)

十八、教學意見調查之結果擬規劃經教務會議決議後將統計結果逕行以e-mail方式至各授課教師之信箱，以作為改善教學提昇效果之依據。~)

十九、對於教師要求之歷年學期授課證明，目前八十學年度以前皆為書面資料，未來將以光碟閱讀方式建檔，以便於開立授課證明。~)

二十、開放網路借用教室：將開發系統由各系所逕自網路直接借用教務處所轄四棟教學大樓之教室。~)

廿一、教師之請假方式亦將規劃由網路直接輸入並於網站專區即時公告學生週知。~)

廿二、為提昇教學服務品質、規劃授課教師講義印製可以網頁傳送，各授課教師將講義經由網站傳送至教務處，下載印妥、授課教師即可逕行至本處領取。~參、結語：~本處之行政工作雖已大致電腦化，然其所代表僅係「服務品質改善」、「行政效率提高」里程之開始，而非結束；今後面對時代之創新，因應層出不窮之挑戰及業務量不斷的增長，如何維持及如何繼續做好全面提升服務品質，才是本處應繼續戮力以赴之目標；而長官之肯定與支持，則是本處繼續努力之原動力。「精益求精」、「好、還要更好」則是本處同仁永續追求之目標；本處同仁將一本歡喜心、甘願心，在服務奉獻中努力工作，成就他人、造就自己，期百尺竿頭，更進一步，追求創造、卓越的二十一世紀。~\