計算機及資訊網路中心校務行政電腦化概況簡介

文/計算機及資訊網路中心　林一鵬、賴飛羆

一、前　言

本校計算機及資訊網路中心(以下簡稱「計資中心」)成立目的為統籌全校有關計算機、資訊、網路等業務。本中心目前正式編制二十餘人，下設程式設計組，資訊網路組，教學研究組，作業管理組，諮詢服務組等五組。雖然本中心編制二十餘人，但扣除資訊網路組，教學研究組，作業管理組、諮詢服務組以及部分行政人員等必須之人力，事實上只有程式設計組六名人力可從事校務行政電腦化的工作。校務行政電腦化對於每個學校來說非常重要，因為校務行政電腦的成效，關係著學校的長期發展。一所大學是否卓越，不單單只是看IEEE、ACM、SCI的排名(當然我們承認這些排名很重要)，我們必須多方面均衡發展，並且體認校務行政電腦化是學校對外整體競爭力的重要一環。如此，學校才能永續進步與發展。過去，由於本校是所有國立大學的「龍頭老大」，因此本中心在資訊及網路業務方面責任重大，除了典型的校務行政電腦化工作要執行之外，尚需擔負教學支援、大學聯招的電算作業、國內及國際性程式競賽、區網中心業務、國家資訊基礎建設的參與、超級電腦的引進與維護、資訊科技人才的培訓等重責大任。

二、校務行政電腦化的現況

由於歷任的計算機中心主任、組長、及全體工作人員的努力，本中心校務行政電腦化的成果不斷地在進步與持續發展之中。表一為計資中心協助全校各單位校務行政電腦化一覽表，目前共有接近100個資訊系統在運作，除了少部分的系統為外包或協助維護外，絕大部分為本中心同仁自行開發與維護。雖然計資中心目前有近100個資訊系統在運作，但是，一來因為整個台灣大學體系非常龐大，需要開發的系統還很多，我們在稍後還會敘述。二來，目前電腦軟硬體進步實在太快，程式幾乎更新不完。因此，有些校內的單位，我們沒有辦法即時服務到。在此謹向全校沒有被服務到的單位說聲報歉，也希望全校各單位能夠體諒。畢竟，計資中心的職責十分煩重，人力嚴重不足，要做的事情實在是太多太多。表一(略)

因為教務行政工作依賴電腦的程度很深，目前國立大學有個趨勢，就是在教務處底下再設立資訊組。例如，交通大學教務處設有「網路教務組」，成功大學教務處設有「教學資訊組」，暨南大學教務處設有「資訊服務組」。大約在八、九年前本校教務處成立資訊組，計資中心人力不足的困境，才獲得舒緩，也因此計資中心才有較充裕的人力去從事其他校務資訊系統的開發。雖然教務處資訊組專責教務資訊系統的開發，但畢竟教務資訊系統是全校校務行政的一環，本中心基於職責所在，依然投入一些人力協助教務處開發部分的教務資訊系統，以強化學校的整體資訊戰力。圖一(略)是素有台大 Intranet網站之稱的Info網站(http://info.ntu.edu.tw) ，目前該網站主要是由計資中心開發與維護。Info內有各式各樣的資訊，無論你是台大的老師、職員、學生，甚至是校外人士，我們建議您「三不五時」來看看，因為Info網站有許許多多的資訊可能跟你的權益有關。目前還有一些趨勢就是公文、人事、會計、出納、學務、校產、圖書管理等工作，需要高度電腦化，所以計資中心的事情根本做不完，業務一直增加。就僅公文一項來說，目前文書組的公文收文、公文發文、公文查詢、公文歸檔、報表製作、公文公告、公文上傳及製作、電子公文交換、公文影像掃描、電子公文安全認證、公文光碟燒錄、公文資料XML化等工作，都需計資中心花費極大的人力協助處理。其他像人事、會計、出納、學務、校產等業務也是非常複雜與耗費人力，不再詳述，請直接參考表一。由於本校的圖書館的人員編制及經費都比計資中心來得大，因此圖書館的資訊化工作就由圖書館的資訊部門負責。

三、校務行政電腦化的目前施政重點

1.學雜費自動繳款：為方便學生繳交學雜費，本中心與出納組積極研議另闢繳費管道，除目前需親自到華銀櫃台繳費外，預計新增ATM轉帳、網際網路繳費(需申請CA) 、電話語音轉帳及跨行匯款繳費。 已於89年下學期完成前置作業，目前學生可於網路上查詢本學期應繳明細，待與銀行洽談相關細節及完成出納組繳費系統修改後，學生即可選擇對自己最方便的繳費方式繳交學雜費。另外，目前法醫學院學生多仍需到校總區辦理繳費事項，為減少學生舟車勞頓之苦，我們計劃以跨校區連線來服務大家，唯學雜費各項費用異動審核分屬不同單位執掌，目前各校區承辦人員正研議就地審核的可行性， 使得各校區分處皆可受理繳費異動等相關業務。2.帳務查詢服務：為使計劃主持人及各部門主管能即時掌握轄下各經費的動支情形，本中心協助會計室開發帳務查詢系統。計劃帳務查詢系統於88年上線，部門帳務查詢亦已完成系統開發，待會計室評估測試完成後，即可供各部門主管查詢轄下經費執行明細。未來規劃與出納組資料庫接軌提供更詳細的資訊。3.校園內車輛有效管理：校園內各式車輛日益增多，有效管理愈顯重要，目前的停車管理系統雖有完整的車籍資料庫，但無法隨身攜帶。拜科技之賜，近年來行動通訊工具蓬勃發展，本組正為駐警隊發展PDA平台停車管理子系統及PHS網頁系統，不久的將來即可利用手持式裝置，使校園內車籍查核及違規事件登錄更有效率。4.報帳系統改善：對於各單位在進行報帳時所填寫的報驗單代庶務清單予以電子化，並讓資料可以流通至業務單位。在報帳流程追蹤方面，讓報帳者可以隨時掌握報帳資料目前流向及處理情形，可主動通知報帳者如退件補件等訊息，可縮短報帳到入帳的時間。5.郵件付款通知系統：本系統為臨時薪資報帳系統之後端程式，供出納組組員在進行郵局撥款之後，有一途徑通知受款人。目前受款人限台大教職員及臨時約聘人員，付款範圍以郵局撥款為限。未來將擴及導師費、休假旅遊補助及加班費的發放通知。6.公文公告系統：為了避免公文過度的影印分送，減少紙張的浪費，本中心協同文書組開發「公文公告系統」，本系統大概是目前所有國立大學最用心經營的公文公告系統之一，以90年度為例，本系統公告了772件公文，差不多每個工作日平均我們會放三、四個公文公告上去。各位可以到各個大學的網頁去看看，看看他們一年公告幾件公文。為了強化服務本校教職員生，本系統還提供公文公告訂閱功能。本系統的網址在http://doc.ntu.edu.tw/ann。7.校內常用表格系統：　 本中心與秘書室、文書組合作將全校約500種表格，以Microsoft Word格式繕打繪製完成，並放在網路上供全校師生自由下載。本系統表格涵蓋會計室、人事室、秘書室、研發會、建教合作中心、教務處(研教組、註冊組、課務組) 、學務處(生活輔導組、住宿組、課外活動組)總務處(文書組、營繕組、保管組、購運組、事務組、醫學院事務組) 、圖書館(特藏組、閱覽組、醫學院圖書分館) 、計算機及資訊網路中心、環境保護中心、體育室、出版中心。本系統的網址在http://doc.ntu.edu.tw/tables。8.公文上傳及製作系統：本校規模龐大，每天文書組大概要繕打100份之公文，以往打字室為了加快公文繕打速度，使用E-mail，磁碟片、網路芳鄰、FTP 等方法取得公文承辦人之公文初稿，並將公文初稿改成發文公文。但是由於常找不到公文承辦人或其他因素，造成公文整份須全部重打。本中心開發之公文上傳及製作系統，公文承辦人在公文打好之後，直接透過browser，將公文上傳至公文伺服器的資料庫。之後，打字小姐要打公文，只要輸入公文承辦人的名字，她很快地找到公文初稿，並迅速的修改成發文公文。本系統使文書組打字室擺脫每天繕打100份公文的夢靨，對文書組及學校的貢獻非常大。本系統的網址在http://doc.ntu.edu.tw/ann。9.研究助理聘僱系統：由於本校規模龐大，老師眾多，相對研究助理也多。根據統計，本校約有四分之一的公文是在處理研究助理的聘僱案，耗費相當多的人力。今年建教中心、文書組、計資中心合作開發「研究助理聘僱系統」，提供研究助理上網上傳聘僱資料，縮短核定時程，提高行政效率。本系統還提供契約書填寫範例、研究計畫聘僱研究助理人員申請表件(適用所有計畫)。本系統網址http://doc.ntu.edu.tw/assistant.asp。10.收發文資料XML轉換作業：由於政府於去年底頒佈「檔案法」及「檔案法實施細則」，全國各機關從今年起，必須將每季的公文收發文資料轉成XML格式，並送交「檔案管理局」彙整。由於XML是比較新的學問，目前的資訊人員在大學根本未修過此課程，因此大部份的機關都將此一事情外包給外面廠商處理。計資中心為了技術生根、系統自主，協助學校文書部門修改資料庫規格，更改公文收文系統及歸檔系統，再將收發文資料轉成XML檔格式。11.資料中心： 資料中心(data center)的概念，大家都知道，但是由於過去大家長期忽略它，造成後來我們要花費十倍，甚至百倍的時間與精力來處理資料來源的問題。舉例而言，學校的正式教職員人事資料放在計資中心的某一台SyBase Server上 ，約聘僱人員的人事資料放在人事室某部電腦的Excel檔，學生的學籍資料放在教務處某部電腦的dBase檔，技工工友的人事資料放在總務處事務組。人事資料整合這個問題，看似簡單，事實上是一項艱鉅的工作。我們也希望全校相關單位一齊來努力，資料一起來分享。12.公文回溯建檔：本校從光復到現在，已纍積一百多萬份公文，要將一百多萬份公文逐一清點、清理、掃描、補行建檔、轉成XML、燒光碟，每一份公文的成本致少需十元。因此，一百多萬份公文的公文致少需一千萬以上之新台幣。本中心與總務處文書組為了因應此一任務，去年以先發包「校產類」的文件掃描工作，預計未來三年內將完成所有公文的文件掃描與回溯建檔工作。13.新生健檢系統：「 台大學務處衛生保健及醫療中心新生健檢系統」上線後，使學生的健檢程序更有效率。透過系統內統計及追蹤作業，可即時提供學校相關主管單位有關學生健康資訊，並且快速通知健檢結果異常之學生前往各醫院或保健中心複檢。未來，將加強統計及表單作業之功能，以提供更精確與詳細的學生健康資料管理，並將體檢報告、複檢通知及轉診單等以E-mail寄送，以減少繁複的人工作業。本系統與保健中心門診電腦系統相結合，可上網查詢健檢結果、轉診結果及登錄複檢結果，達到學生健康管理與衛生保健之目標。14.台大教職員人事管理系統：本系統協助管理校內大量且異動頻繁的人事作業，歷經多次改版而使功能漸趨完善。人事資料是許多校務行政資訊系統的基礎。透過本系統的人事資料庫，其他校務行政資訊系統，諸如會計系統、出納系統、學人宿舍管理系統、監考人員報名系統等，才得以順利進行作業。未來，我們將開放全校教職員線上查詢個人人事資料及提供現職人員認證等系統，以取代傳統公文往返等繁雜的寄送及核對作業，增進人事資料更新及運用之效率。15.教室及會議室管理系統：本系統使教室及會議室使用的資訊充分公開，任何資源的變動資訊可以即時顯示在網路上，教職員可以上網登記所要使用的教室及會議室。本中於去年先行開發了醫學院及管理學院之「教室及會議室管理系統」。該系統提供使用者針對學期課程、定期會議、短期訓練等用途進行場地借用與預約，並可查詢講堂資料、教室課表、上課看板、教師授課、短期訓練、借用明細、臨時釋放的講堂、臨時後補上的名單等資訊。而場地管理單位也可利用此系統進行排課處理、調課處理、衝堂處理、講堂保留、場地預約排隊、場地預約核可、工作天處理、臨時講堂釋放處理等作業。由於功能完整，使用效果反應良好，近期將發展針對社科院、電資學院的系統版本，讓學校寶貴的「空間資源」和「時間資源」得以充分發揮功能。16.動產管理系統：為了管理台大從無價的化石、標本、古董到價值數億元的海洋研究船等財產，本中心於民國七十四年開發了動產管理系統。而校務基金成立後，要求保管組的動?帳必須和會計室的設備帳作勾稽，系統增加帳務的處理的任務，於是重新分析、規劃、設計此系統並大幅改造資料庫，進行資料重整。更將作業平台由主機系統移到PC Client/Server上，新系統於八十九年元月正式啟用，提供Client/Server版和Web版，順利運作至今。由於政府單位對學校指示財務帳表內容必須採用「權責發生基礎」並加強財?盤查之工作，於是系統任務將再作轉變和調整──（１）帳的處理以「校務基金會計制度」的規定角度切入。（２）增強財?管理監督、保管管理作業機制。此項艱巨工作，本中心將責無旁貸盡力配合會計室和保管組作應用系統及資料庫的改造工程。17.就學貸款申請系統網頁作業系統：本項業務是由學務處生輔組承辦，主要作業內容是將學生就學貸款申請相關資料送交財稅中心與台北銀行，校內需將相關資料送交會計室審核組及總務處出納組做就學貸款申請退費郵局撥存。由於教育部提供的系統不敷台大校內業務需求，同時為了節省生輔組在兩套系統下輸入重複資料時間，以及簡化校內申請手續，故與教育部協商後，將教育部及校內的就學貸款申請系統整合改至網頁平台作業，同學可以透過網頁平台申請再至生輔組繳交證件完成申請手續。預計下學年度系統全面正式上線。18.研究生助學金系統網頁作業系統：研究生助學金系統主要處理本校各所研究生助學金申報及發放，本項業務是由學務處生輔組承辦，每個月生輔組將各研究所提報的研究生助學金匯集後，送交會計室審核及出納組做郵局撥存。目前作業是在單機系統作業，為了改善各所承辦人安裝系統操作之問題及省略學務處生輔組與各研究所資料檔傳輸，今年初我們著手將系統改版至網頁平台作業，預計於五月完成測試最慢下學年正式上線。改至網頁平台作業後，生輔組可節省每學年將新學籍資料檔分檔及拷貝至磁片提供各所的時間，各所承辦人每個月也不需透過磁片將各所助學金申報資料交回生輔組。19.導生資訊管理系統網頁作業系統：本項業務是由學務處生輔組承辦，導生資料管理系統主要處理本校各系所相關導師費發放、導師聘書製作、各類統計表及提供各類相關名冊供系所使用，目前每學期作業一次。目前作業是在單機系統作業，為了改善各系所承辦人安裝系統操作之問題及省略生輔組與各研究所資料檔傳輸，目前計劃將系統改版至網頁平台作業。預計網頁平台作業完成後，生輔組可節省每學年將新學籍資料檔分檔及拷貝至磁片提供各系所的作業時間，各所承辦人每學期也不需透過磁片將各系所導生資料交回生輔組，也可避免轉系同學因不同系所承辦人不慎重複申報，以保資料的正確性。20.減免學雜費管理系統網頁作業系統：本項業務是由學務處生輔組承辦，減免學雜費管理系統的功能在於依同學申請的減免類別及減免標準產生減免主檔，同時與教務處學雜費檔再次檢測申請同學的身分別，與出納組減免檔比對再次確認申請資料的正確性，並產生學雜費減免明細表及學雜費減免統計表。目前作業環境是單機系統，計劃將本作業平台改至網頁平台，開放同學透過網頁平台申請，再至法、醫、管理學院及校總區繳交證明文件，分別由各區負責人完成審核手續。21.台大學生社團管理系統：目前台大學生社團網頁(http://ntuclub.cc.ntu.edu.tw)，提供社團線上申請帳號密碼，帳號審核確認後，方能線上申請各類活動及預借場地的功能，而查詢及公告的部份則不需帳號登入即可使用。該網頁目的在讓各社團能快速迅速得知行政單位的公告，及查詢目前場地借用狀況，以期社團能在整學期的活動上做一個預先的規劃，並提供資料庫協助社團建立成員各項基本資料。本系統為全國大專院校首創。未來將加強活動中心所管理的場地詳細介紹，包括場地設備及場地圖片檔等，同時本學期末前將匯集學生社團使用一學年度的意見，作為本系統改進之依據。雖然目前計資約有將近100個校務行政電腦化資訊系統在運作，但在不久的未來，我們還要推出20幾個系統服務全校各單位。表二是計資中心正在開發中的校務行政電腦化資訊系統：表二、計資中心正在開發中的校務行政電腦化資訊系統(略)

四、校務行政電腦化的未來潛在危機

雖然本中心編制二十餘人，但扣除資訊網路組，教學研究組，作業管理組、諮詢服務組以及部分行政人員等必須之人力，事實上只有程式設計組六名人力可從事校務行政電腦化的工作。以人力的配置來說，國內的清華大學與交通大學，這兩所學校都是七、八千人的學校，但這兩所學校的計算機中心的編制人力與本校計資中心的編制人力同樣為二十餘人(參閱http://www.nthu.edu.tw/ccc/ccc1.htm, http://www.cc.nctu.edu.tw/intro/staff)，本校的總教職員工生的人數是清華、交大的三、四倍，所要處理的事務量常常也是三、四倍之多(我們曾經比較過台大、清華、交大過去50餘年來公文收發文的統計數量，確實是如此)。因此，就目前本校計資中心的人力配置，算是相當精簡的，每個人的負擔皆相當大。計資中心發覺大概從民國八十九年下半年開始，合適的資訊科技人員很難找。一般人可能會認為計資中心有稀少性資訊科技人員名額，所以資訊人才進用不成問題。事實不然，有一次我們同時在中時及聯合刊登三天求才廣告，結果無人應徵。之後，我們斷斷續續在報紙上刊登求才廣告，只有少數一、兩個人來應徵，經面談之後，因為不合適，只好放棄進用。雪上加霜的是教育部於去年年中取消各公立大學稀少性資訊科技人員的進用。人才是我們發展校務行政電腦化的資產，這個道理就好像國家空防武力的最大資產不在於飛機，而在於優秀的飛行員。沒有辦法再進用資訊科技人員，將來的校務校務行政電腦化的發展，勢必造成某種程度的影響，這是我們引以為憂的。至於從高普考進用資訊人員的管道，目前仍有困難的地方，除了進用程序曠日費時之外，高普考資訊人員的學經歷、專長幾乎沒有讓我們篩選的機會。今天，我們提出這個問題，希望能建請校方即早重視這個問題，協助計資中心解決資訊人員進用的問題。

五、結論

校務行政電腦化工作是一個長期性且兼具勞力密集、知識密集、技術密集的工作，面對國家教育經費補助的日漸減少，國內一百多所大學的強力競爭。想要維持本校過去50餘年的學術優勢，我們認為校園e化是最有效的方法，而校園e化首推校務行政電腦化。計資中心身負校園e化與校務行政電腦化的領航者與舵手的角色，因此責任重大。對本中心業務有任何批評、建議，尚祈各位先進不吝指正。為了台大美麗的未來，我計資中心全體同仁願努力不懈，持之以恆，不斷地須強化校務行政電腦化的技能與服務，提供全校師生良好的研究及教學環境，讓我台大永永遠遠成為國際知名一流大學。