公文追蹤系統專案
公文追蹤系統網址：http://doc.ntu.edu.tw/track/
一、工作小組成員：
彭國棟組長（召集人）、葉明源編審、史娟娟股長（以上3人為文書組）、傅潔瑩幹事（計資中心程式設計師）。
二、專案簡介：
以往校內各單位之公文傳遞大部分採手寫簽收簿，無法以電腦迅速查詢，導致追查公文時，十分耗費時間人力，不利公文機動處理或跟催。
本案希望透過網際網路，讓使用者可即時上網獲得公文最新位置，提供公文校內全程落點及主會辦人員之聯絡資訊，大幅加速公文處理時效。
三、專案目標：
本系統實施分二階段目標：
(一) 第1階段：校外收文類之追蹤（94.12.1實施）
(二) 第2階段：校內創簽、創稿（發校函）之追蹤（95.6.5實施）
四、專案內容：
(一) 系統使用者及管理者之界面設計。
(二) 校收文類公文之追蹤測試及上線。
(三) 創稿類公文之追蹤測試及上線。
(四) 各類公文全面追蹤上線。
(五) 製訂系統使用者之作業規範。
(六) 舉辦系統操作說明會。
(七) 製作系統使用手冊及錄影教學檔。
五、預期效益：
(一)有效掌握公文最新動態，提昇公文處理時效。
(二)以上網代替傳統電話查文方式，節省時間費用。
(三)減少校內各登記桌接受電話查文之業務量。
(四)公文各次傳送時間均明確紀錄、有助於公文稽催管理。
六、推動紀要:
(一) 94.11.15完成主系統程式寫作、界面設計及網站架設。
(二) 94.12.15完成第1階段目標，有效追蹤所有校收文案件。
(三) 95.4.1完成各類公文追蹤測試，包括創簽、創稿等所有種類之公文。
(四) 94.11.1~95.6.2止，共已舉辦6個場次之大型教育訓練。
(五) 95.6.5完成第2階段目標，有效追蹤所有公文之最新落點及狀態。
七、未來展望：
公文效率為彰顯行政效能最基礎之一環，本系統現階目標雖設定在解決「公文現在位於何處？」及
「立即顯示個人或單位有那些公文還沒辦出去？」，但展望未來，應可達到主動「提示個人或單位遲延公文狀況」、
「顯示各類流程異常之公文」…等之公文管理目標，提昇傳統公文處理之思考模式，以資訊化系統協助承辦人及主管有效掌理公文業務，
增進全校行政效能，藉以追求學術卓越之目標。
