| 帳務e化系統 |
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一、工作小組成員：
秘書室：傅主任祕書(召集人)
總務處：徐炳義(副召集人)、洪金枝、陳基發、辛素珍、李錦鑾、陳德誠、張麗珍、楊婉玫、王占春。
會計室：劉中鍵(副召集人)、秦夏珍、吳蘭香、史靜玉、蔡麗玉、許嘉琳、糜莉芬、劉靄嬌、陳家齊、李承達。
圖書館：阮紹薇(代表
計資中心：陳啟煌。
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二、專案簡介：
重新檢討報帳作業流程，整併相關作業程序，減少人工登錄作業，提高報帳服務效率，即時追蹤報帳處理進度，縮短付款時程。 |
三、專案目標：
（一）報帳系統網路化。
（二）報帳表單格式與數量及報帳作業流程簡化。
（三）線上查詢單據申報進度。
（四）各項經費收支即時掌控。
（五）各項撥付款即時查詢 |
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四、專案內容：
（一）簡化報帳單據。
1. 整合庶務清單、黏存單。
2. 重新設計黏存單格式。
（二）財產物品貼牌金額重新劃分標準。
1. 採購財產物品單價逾6000元始填財產增加單，單價6000元以下免填。
2. 重新設計財產增加單格式。
（三）營繕工程報帳流程簡化
1. 修繕工程報帳---黏存單免經保管組核章。
2. 新建（報廢）工程報帳---重新設計不動產財產增加（減少）單。
（四）電子單據格式及系統
1. 全校報帳單位表單統一介面設計，統一由系統產生(網頁填單、修改、查詢、單位主管核章)。
2. 報帳處理進度即時查詢。
3. 大宗業務單位報帳資料批次處理（人事室各類補助發放報帳，學務處研究生獎助金發放報帳，營繕組各類工程款請購報帳）
（五）現有管理系統橋接程式：
預計需更改各相關業務單位原有管理系統
1. 保管組動產保管系統---財產增加單
2. 營繕組修繕管理系統---產出表單「報驗單代庶務清單」修正為新「黏存單」
3. 會計室會計系統---(審核組、會計組)預算控制、請購程序、帳務查詢系統。
4. 出納組出納系統---撥款、匯款、票據、付款通知子系統。
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五、預期效益
（一） 減少院系所因助理流動率高，而致相關報帳業務無法順利傳承接續。
（二）報帳者端建立經常使用資訊資料檔，節省報帳者重覆輸入資料，提高資料正確性及會計單位減少人工資料登打作業。
（三）修繕工程報驗核章免經保管組，簡化流程、縮短廠商領款時間，服務品質提升；新建工程報帳改填不動產財產增加單，有利保管組、營繕組及會計室帳務勾稽。
（四）出納單位下載收付款資料，節省資料重覆人工輸入，提高匯款比例，降低開立支票比例，降低支票人工核章業務量。
（五）計畫主持人隨時掌控計畫收支現況，各受款人能立即掌控各項入帳細目金額，並減少無謂申報。
（六）提供網頁各項查詢功能，俾利行政單位查詢業務工作。 |
六、進度說明（或推動紀要）
（一）94/12/22 報帳表單格式更新第一次協調會（總務處、會計室）。
（二）95/1/16 報帳表單格式更新第二次協調會（總務處、會計室）。
（三）95/2/16 報帳表單格式更新第三次協調會（總務處、會計室）。
（四）95/2/22 全校報帳系統e化及報帳流程第一次會議。
（五）95/3/3 全校報帳系統e化及報帳流程第二次會議。
（六）95/3/22 全校報帳系統e化及報帳流程第三次會議。
（七）本專案分三階段進行，各階段進度內容與日期如下述及後附甘特圖。
第一階段：完成報帳系統使用者端報帳申請部分、及部分進度查詢功能。
第二階段：完成各管理系統橋接及報帳完整查詢功能。
第三階段：完成業務報帳子系統，此部分牽涉到業務單位前端申請系統建置故排在第三階段。 |
| 七、未來展望
廣泛運用網路e化功能，減少重覆人工作業流程，簡化與合併相關作業程序，建立即時查詢系統、活用帳務資料，提高行政服務效率品質，
冀期上述推動暨改進事項能簡省本校所有師生同仁有限時間，運用於創造最高品質之學術研究及教育碩果。
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