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國立臺灣大學秘書室

階段專案

公文稽催系統

公文稽催系統
           ㄩ公文稽催系統網址:

一、工作小組成員:
陳麗如秘書、嚴曼萍、呂富美(以上為秘書室)
葉明源代理組長、史娟娟股長、吳志宏(以上為文書組)
傅潔瑩程式設計師(計中)

二、專案簡介:

    本校傳統公文稽催方式採例行固定報表通知,個案稽催時間內容較不明確,稽催對象僅為校收文類,不含創簽稿、會辦案件,故長久以來不易達成稽催目的,須靠人為電話逐案跟催,因無法產生明確時效資料,藉以說服時效耽誤者,又造成稽催人員與被稽催者之心理壓力及衝突,此一作法顯然影響行政效率及公文品質,應儘速建置一個妥善的稽催資訊系統加以改善。

三、專案目標:

    公文稽催系統希望呈現每一件公文完整明確的生命週期,除了被動提供多樣條件查詢使能清楚掌握公文狀態之外,主要在設計一個能夠主動判斷及提醒「哪些公文慢下來了?」「哪些單位的公文有異常現象?」的界面,經由人為主動或系統自動偵測結果進行單一或批次稽催,善意提醒忙碌的承辦人,同時也提供各單位主管「公文稽催成果管制統計表」與「績效統計分析表」等資料,供內部管理改善之參考。

四、專案內容:
稽催查詢功能:
     
一、承辦人
                      (一)、可依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。
                      (二)、上述篩選條件與時間條件結合,將結果以稽催報表方式列印出來。系統畫面有:
                               1. 案件明細表:顯示所有辦理公文稽催資料。
                               2. 項目名稱:公文主旨之內容。
                               3. 列印區間:列印之時間範圍。
                               4. 列印:將報表由設定好之印表機列印出來。
                               5. 取消::取消列印動作,但可由下拉式選單重新選擇列印功能。
                               6. 承辦單位:顯示承辦單位名稱。
                               7. 列印時間:此報表之列印時間。
      二、 主管或審核單位
                       (一)、依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。
                       (二)、上述篩選條件與時間條件結合,將結果以稽催報表方式列印出來。
稽催功能
      一、手動稽催:針對稽催查詢的結果,可分別進行
                       (一)、函給承辦人。
                       (二)、批次稽催:查詢結果中可多件勾選,系統將通時寄發電子稽催函給所有勾選案件之承辦人。
      二、電子稽催函格式可由審核人員或承辦人自訂。
      三、自動稽催速別設定(暫定最小單位為半天,若有需要追朔至小時,皆可研議)
                       (一)、自動稽催最小單位為半天。
                       (二)、 完成天數設定n
                       (三)、  n-m天進行第一次稽催。
                       (四)、  n+p天進行第二次稽催。
                       (五)、  n+p+1天後,每一天稽催一次。
統計報表功能:
1. 稽催查詢結果報表。
2.  公文稽催成果管制統計表。
3.  公文績效統計分析(含各單位月報表、週報表…等)

五、預期效益
1.明確掌握每一案件從創稿至歸檔狀態,有助釐清公文時效責任。
2. 針對單一案件提供不同強度之稽催功能,避免案件人為疏忽之遲延。
3. 針對同一單位所有案件提供具管理價值之統計資料,方便主管具體掌握各承辦人辦文時效及單位整體辦文績效。
4. 整合其他公文子系統,期能達成快速製作公文、方便追蹤落點、機動跟催提醒、歸檔容易調閱..之綜合效益。

 

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