| 公文稽催系統 |
| ㄩ公文稽催系統網址： |
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一、工作小組成員：
陳麗如秘書、嚴曼萍、呂富美（以上為秘書室）
葉明源代理組長、史娟娟股長、吳志宏（以上為文書組）
傅潔瑩程式設計師（計中）
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| 二、專案簡介：
本校傳統公文稽催方式採例行固定報表通知，個案稽催時間內容較不明確，稽催對象僅為校收文類，不含創簽稿、會辦案件，故長久以來不易達成稽催目的，須靠人為電話逐案跟催，因無法產生明確時效資料，藉以說服時效耽誤者，又造成稽催人員與被稽催者之心理壓力及衝突，此一作法顯然影響行政效率及公文品質，應儘速建置一個妥善的稽催資訊系統加以改善。
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| 三、專案目標：
公文稽催系統希望呈現每一件公文完整明確的生命週期，除了被動提供多樣條件查詢使能清楚掌握公文狀態之外，主要在設計一個能夠主動判斷及提醒「哪些公文慢下來了？」「哪些單位的公文有異常現象？」的界面，經由人為主動或系統自動偵測結果進行單一或批次稽催，善意提醒忙碌的承辦人，同時也提供各單位主管「公文稽催成果管制統計表」與「績效統計分析表」等資料，供內部管理改善之參考。
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四、專案內容：
稽催查詢功能：
一、承辦人
(一)、可依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。
(二)、上述篩選條件與時間條件結合，將結果以稽催報表方式列印出來。系統畫面有：
1. 案件明細表：顯示所有辦理公文稽催資料。
2. 項目名稱：公文主旨之內容。
3. 列印區間：列印之時間範圍。
4. 列印：將報表由設定好之印表機列印出來。
5. 取消:：取消列印動作，但可由下拉式選單重新選擇列印功能。
6. 承辦單位：顯示承辦單位名稱。
7. 列印時間：此報表之列印時間。
二、 主管或審核單位
(一)、依公文追蹤碼、收發文號、承辦人、承辦一二級單位、承辦日期或逾期天數等查詢。
(二)、上述篩選條件與時間條件結合，將結果以稽催報表方式列印出來。
稽催功能：
一、手動稽催：針對稽催查詢的結果，可分別進行
(一)、函給承辦人。
(二)、批次稽催：查詢結果中可多件勾選，系統將通時寄發電子稽催函給所有勾選案件之承辦人。
二、電子稽催函格式可由審核人員或承辦人自訂。
三、自動稽催速別設定(暫定最小單位為半天，若有需要追朔至小時，皆可研議)
(一)、自動稽催最小單位為半天。
(二)、 完成天數設定n
(三)、 n-m天進行第一次稽催。
(四)、 n+p天進行第二次稽催。
(五)、 n+p+1天後，每一天稽催一次。
統計報表功能：
1. 稽催查詢結果報表。
2. 公文稽催成果管制統計表。
3. 公文績效統計分析(含各單位月報表、週報表…等)
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五、預期效益
1.明確掌握每一案件從創稿至歸檔狀態，有助釐清公文時效責任。
2. 針對單一案件提供不同強度之稽催功能，避免案件人為疏忽之遲延。
3. 針對同一單位所有案件提供具管理價值之統計資料，方便主管具體掌握各承辦人辦文時效及單位整體辦文績效。
4. 整合其他公文子系統，期能達成快速製作公文、方便追蹤落點、機動跟催提醒、歸檔容易調閱..之綜合效益。 |
