| 檔案管理資訊子系統---2層級著錄系統 |
| 檔案管理資訊子系統---2層級著錄系統： |
|
一、工作小組成員：
書組：葉組長明源(召集人)、呂芳留股長、許乃文組員、史娟娟股長
計資中心：鄧永清技士
|
二、專案簡介：
本系統依據檔案管理局之「機關檔案目錄建檔及彙整公布四年（93年至96年）改進計畫」，
自96年07月1起各機關皆應採案卷層級彙送檔案目錄。 |
三、專案目標：
提供依使用者指定日期，比對案卷內最晚文件產生日期，產出半年內無新增案件之待編案卷清單，
並依機關檔案管理資訊化作業要點附件7格式轉出檔案目錄，以利檔管人員以 xml 檔線上傳送至檔案管理局。 |
|
四、專案內容：
(一)編目功能：
1、提供依使用者指定日期，比對案卷內最晚文件產生日期，產出半年內無新增案件之待編案卷清單，並將案件相關欄位自動帶，以利檔管人員選擇逕予著錄案卷層級資料。
2、提供著錄案卷層級資料之新增、修改、刪除及查詢等基本功能。。
3、提供檔案必備欄位檢核功能。
(二)轉檔功能：
1、提供依資料修改日期起迄為條件，並依機關檔案管理資訊化作業要點附件7格式轉出檔案目錄，以利檔管人員以 xml 檔線上傳送至檔案管理局。
2、提供依使用者指定日期起迄為條件，並依機關檔案管理資訊化作業要點附件8格式轉出分類號目錄，以利檔管人員以 xml 檔線上傳送至檔案管理局。
|
五、預期效益
(一)符合檔案法相關規定：本系統係屬法定業務並與檔案分類號密切相關，完成後可符合檔案法相關規定並使本校之檔案管理系統更臻完善。
(二)提高資料安全性：檔案法施行以還，各機關依法令規定辦理以案件為單元進行編目建檔並彙送檔案管理局，該局以案件為單元公布檔案目錄，每有侵害個人隱私情事發生；改以案卷層級為彙送及公布單元可減低侵害個人隱私之虞。
(三)方便檔案應用：案卷層級之著錄係以能瞭解完整案情及案件間之關聯性為主並可兼顧機關內部檔案保管、檢調等需求。 |
六、進度說明（或推動紀要）
(一)系統流程規劃：960501—960605
(二)系統架構與功能設計：960516--960630
(三)使用介面設計：960601--960715
(四)資料庫設計與建置：960601--960731
(五)系統結構與程式設計：960601--960815
(六)系統整合：960701--960831
(七)系統上線測試：960716--960831
(八)測試結果整理與系統修正：960801--960831
(九)系統正式上線：960825--961130
(十)使用者意見整理與修正系統：960925--961215 |
七、未來展望
本校配合上級檔案管理機關之要求及法律規範，將繼續發展相關系統，使檔案管理系統可兼顧法理規範及實務應用需求。 |