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國立臺灣大學秘書室

階段專案

宿舍繳費退費e化作業系統

宿舍繳費退費e化作業系統
          繳費系統網址: http://140.112.162.165/application_applyfee/index.asp 
退費系統網址: https://my.ntu.edu.tw/dormrefund/readme.aspx

一、工作小組成員:
(一)計資中心:李維恩幹事
(二)總務處出納組:張麗珍組長、林哲仲副理
(三)住宿組:呂靜慧副理

二、專案簡介:
          住宿申請與退費同步進行線上作業,住宿繳費單線上列印串連出納組全方位繳費系統,提供學生線上e化與多元繳費服務,提升行政效率。
(一)宿舍申請成功後,同學可自行上網列印住宿費繳費單至各通路繳費,不需至住宿組列印繳費單及到出納組繳費,每位同學至少節省30分鐘。
(二)同學可網路辦理退宿申請,經聯結住宿系統資料庫檢核學生住宿資格(申請宿舍/已退宿成功),學生在宿舍退還鑰匙即可,不需親往住宿組辦理退宿手續。
(三)退宿後,住宿組依系統資料產出照郵局匯款、銀行匯款、支票三種不同退費方式統一表格退費單,送出納組辦理退費事宜,學生不需親往出納組辦理申請退費手續。
三、專案目標:
(一)結合臺大全方位代收系統,住宿費繳費通路除出納組櫃臺繳費外,新增信用卡、ATM、華銀臨櫃通路。
(二)將人工作業更新為線上申請作業,整合住宿組與出納組作業並簡化流程,提供更快速的服務與確實之住宿管理。
(三)結合臺大帳務e化系統辦理大批退費,減少人工作業,並結合後端付款e-mail通知及myNTU付款查詢系統。

四、專案內容:

(一)學生申請端:登錄、列印繳費單;登錄、填寫退費各項資訊(受款人ID、受款人姓名、退費帳戶、聯絡電話)。
(二)出納組作業端:
          1.繳費單e化,出納收費櫃台以刷繳費單條碼帶出收費資料,並開立收據。
          2.其他通路繳費者,出納組經與華南銀行對帳後開立總額收據。
          3.擷取住宿組退費資料帶出大批名冊作業退費資訊報帳,業務承辦人無須至出納系統另行辦理退費作業。
          4.會計室帶入報帳資料開立傳票後,出納組執行大批名冊進行匯款,改善會計室與出納組人工鍵入作業方式不便與錯誤。
          5.付款作業後付款資訊由系統自動發送e-mail通知受款人或由受款人自行至MYntu線上查詢。

五、預期效益
(一)簡化申請及管理作業流程,整合跨單位資訊系統,進行橫向資料庫串連,減少資料重覆人工鍵入時間與錯誤。
(二)e化繳費單,e化退費申請,e化開立傳票資料,e化付款作業,e化付款通知資訊。
(三)提升帳務行政效率,提升住宿服務品質,落實住宿管理。
六、未來展望
       繳費系統已於99年6月25日上線,退費系統於99年8月23日提前上線,截至99年12月31日,使用本系統完成繳費者達2,423人,使用退費成功者達802人。
結合學雜費系統進行e化資料深度連結,同步更新學雜費住宿費資料與繳費證明系統,提升行政效率及提供完整服務資訊。

 

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