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國立臺灣大學秘書室

階段專案

「學位服控管系統」增修改版

「學位服控管系統」增修改版
        網址:http://info2.ntu.edu.tw/DegreeCloth/

一、工作小組成員:
(一)計資中心:吳月秋小姐、鄒嘉明先生
(二)保管組:李明修先生

二、專案簡介:

(一)以往應屆畢業生借還學位服及辦理離校,是以人工方式於畢業名冊(紙本)上翻查學生資料審核無誤後,再予以蓋章註記借、還學位服及離校狀態,因每位學生在借、還學位服及離校時皆需翻查學生資料,作業費時速度慢,致學生人數多時需長久等候及耗費人力。學位服借還控管系統以e化借還取代人工查詢方式,使服務人員容易作業、減少錯誤發生、簡化學位服借還作業流程、加快借還速度及減少學生等候作業時間。

(二)因應出納組實施開立繳費單e化,於101年3月21日e化工作小姐第103次會議通過,請計中協助將學位服借還控管系統新增開立繳費單功能,以簡化操作程序,提供學生更便利之e化繳費方式。

三、專案目標:

(一)借還學位服作業e化,加快學生辦理借還學位服作業速度。
(二)使現場服務人員快速查詢到學生資料以辦理借還作業,避免一時找不到或找錯學生資料、一本畢業名冊無法同時供2位以上工作人員翻查需予等待..等問題。
(三)將本校報帳系統/開立繳費單功能整合於系統中,以利操作並可查詢學生繳費狀況。

四、專案內容:

(一)權限管理:建立不同校區(總區、社科、醫學公衛及進修推廣部)所有借還學位服單位之現場服務人員帳號之權限。
(二)借還學位服流程管理:依據借用人不同身份(應屆畢業生-含已辦離校學生、各系所領證代表、雙學位、延畢生或老師),建立實際借還學位服必須審核之流程。
(三)借用學位服資格註記:由系統提供不同身份註記方式,提醒各單位借還學位服時注意。
(四)學位服借還統計:學位服團借、借還、延畢生..等數量統計,以供下屆借還學位服之人力調度及採購學位服參考。
(五)email通知學生逾期歸還作業。
(六)開立清潔維護費、押金、賠償金、滯還金等繳費單。

五、預期效益
(一)學生對學位服借還狀態有爭議時,可依據系統登錄之承辦服務人員帳號來追查詳細情況。
(二)與畢業生離校手續管理系統連線,即時反應學生借還學位服狀態,若已全部完成相關手續,即可至教務處領取學位證書。
(三)與學生學籍檔及應屆畢業生(含已辦離校)資料連線,當資料異動時能即時更新。
(四)email提醒學生歸還學位服。
(五)學生繳費狀況即時與系統連結,可由系統查詢繳費單之繳費狀況,不用學生再往返本組給予收據,提升服務效率。
六、進度說明(或推動紀要)
(一)本專案執行進度甘特圖如附件。
(二)96年3月底以前完成需求分析及資料來源分析。
(三)96年4月底以前完成召集相關單位_協商資料流程、系統作業_規劃和分析。
(四)96年7月底以前完成系統 UI 設計、程式coding、測試。
(五)96年8月底以前完成系統整合測試,測試中若發現問題,則隨時進行問題回饋修正。
(六)系統已於96年11月15日正式上線。
(七)101年3月21日系統新增開立繳費單功能,並於101年8月31日完成正式上線。
七、未來展望
       連結學生學藉檔及應屆畢業生(含已辦離校)等資料庫,同時建立延畢生資料及註記各系所領證代表名單,並及時反應學生借還狀態至畢業生離校手續管理系統供學生查詢及e化辦理離校,籍由學位服借還e化來縮減審核借還學生資料時間及減少錯誤需更正之頻率,讓學生及服務人員可輕鬆快速的辦理學位服借還作業。

 

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