| 公文線上調閱系統 |
| 公文線上調閱系統網址： |
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一、工作小組成員：
葉明源、史娟娟、傅潔瑩
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| 二、專案簡介：
建置線上公文調閱系統，將大幅擴增檔案管理作業功能，強化影像檔儲存與複合式查詢服務，並結合權限管理機制，方便讓承辦人在自己電腦上可即時查閱承辦的紙本公文或影像以提升工作效率。
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| 三、專案目標：
本校為我國在臺灣地區第一所最完整，歷史最悠久，且最具代表之綜合性高等教育學府，公文與檔案文獻藏量極豐富，總體數量逾130萬件（已掃瞄數量約12萬件），內容涵蓋行政、稽憑、法律、歷史、資訊等社會價值；如此珍貴之資料，應有系統的加以持續、普遍收集，並透過適當平台與使用者互動，記錄過程，轉化成為有價值的知識。
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四、專案內容：
稽催查詢功能：
(一)、 調閱權限
1. 調閱單位內之檔案需經單位主管核准。
2. 調閱他單位之檔案須經其業務承辦單位主管或共同上級主管同意。
3. 校長、副校長、主任秘書可調閱全部檔案。
(二)、 特點說明
1. 可針對每一使用者賦予合適之調閱權限。
2. 影像調閱時，僅可開啟權限內之公文，超出權限部份系統將自動過濾排除。
3. 每次之檢索，系統皆自動產生調閱記錄。
(三)、 主要查詢畫面與瀏覽功能
I.公文文號查詢
1. 公文文號查詢。
2. 承辦單位及承辦人查詢。
3. 關鍵字(全文檢索)查詢。
註：併案之公文可同時一併調閱。
II.瀏覽功能
查詢結果若顯示公文有影像檔存在，則可透過瀏覽器開啟觀看，若沒有影像存在也可查閱各公文欄位內容。
III.統計功能
1. 查閱人數統計
2. 登入次數統計
3. 查閱內容統計
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五、預期效益
1.縮短調案時間：用線上調閱系統，被授權的使用者透過網路查閱公文，省時省力。
2.節省紙張使用：公文影像化並線上閱覽後可節省影印的紙張、設備、電力等資源的耗費。
3.減少公文外借遺失、翻閱損壞或竄改之機率。 |
六、進度說明
(一)本專案執行進度甘特圖詳如附件。
(二) 身份認證系統之確認；本校各電腦化系統各有不之同之身份認證方式，為期碓定查詢者的身份及調閱權限，本系統擬與人事室合作，由人事提供採最嚴謹、正確之身份認證。
(三)本專案因人力配置問題，尚無具體進度。
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| 七、未來展望
本校整體檔案數量龐大，每年更以4~5萬件速度增長，建制線上公文調閱系統，不但能節省人工調檔作業，提供快速影像調閱服務， 更能確保檔案資訊安全。將有效提升知識的累積、傳承與運用，加速行政效能與提升國際競爭力。
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