資料共享專案
一、工作小組成員:
計資中心陳啟煌、人事室程婉青、出納組張麗珍、歲計組許嘉琳。
二、專案簡介:
進行人事、會計、出納之大宗資料電子交換,達成資料共享目標。
三、專案目標:
95/1 完成人事、出納各類獎金資料交換自動化。
95/2 完成人事、事務組、出納勞健保資料交換自動化。
95/3 完成會計、出納傳票遞送資料交換自動化。
四、專案內容:
進行人事、會計、出納之大宗資料電子交換,達成資料共享目標。
(一)人事、出納: 交換各類獎金如年終獎金、考績獎金、不休假獎金等資料
(二)會計、出納: 主要交換傳票資料,預計達成傳票資料電子遞送。
(三)人事、事務組、出納: 完成勞健保資料扣繳核銷電子化。
五、預期效益
(一)達成資料共享目標,減少單位間資料重複輸入提高資料正確性及服務品質。
(二)責任釐清,可縮短對帳時程及減少對帳複雜度。
(三)強化內稽內控,結合出納系統比對點收傳票及付款資料加強稽核。
六、進度說明(或推動紀要)
1月底完成考績獎金、考績升等、年終獎金發放資料交換。
考績獎金作法由人事室Permis2K人事資料庫直接轉出銓敘與未銓敘人員資料將其升等資料匯入薪資資料庫,
由出納發放考績獎金及補發考績升等差額;此資料另外可供人事室升等作業及保費管理作業之用。
年終獎金部分完成約聘僱人員,由人事室維護未滿一年之人員年終獎金發放月數,出納組按照比例發放年終獎金,
往年都是依照書面文件發放,今年改由電子檔交換,造成會計無書面資料可審查,此點會再研究解決方法,如會計法規不需要書面資料
作為證明,則可開放人事室維護的年終獎金發放月數供查詢。
退休(撫卹金)發放由於資料來源為外部單位,無法限定資料的格式,目前可拿到的電子檔格式為網頁,雖可轉成Excel檔,
但由於此資料來源的用途為列印檔會多很多不必要的表頭,已有寫了一個VBA來幫助處理此檔案,可減少人工處理時間。
完成人事出納大宗獎金及補助的資料交換。
2月底完成人事室、事務組、出納組間的保險資料電子交換。
資料交換作法:資料庫直接連線
資料來源分為人事室(編制內員工)、事務組(技工友、助理、約聘僱、工讀生)。
人事室保險資料庫計有公保、健保
事務組保險資料庫計有勞保、健保
出納組處理保費扣繳系統計有編制內人員薪資系統(編制內員工、技工友)、約聘僱薪資系統(約聘僱)、臨時薪資系統(助理、工讀生)。
編制內薪資系統含編制內員工及技工友,計算勞健保的程式是相同的,目前人事室所列管的編制內人員新健保系統尚未上線,
故目前先在出納組薪資系統內新增一比對出納組及事務組技工友勞健保費差異功能,待人事新健保系統上線一併修改。
約聘僱薪資系統已修改完成直接連事務組新版勞健保系統。
完成人事、出納、事務組勞健保資料交換。
3月預計進行出納及會計資料交換,目前出納組已可帶入會計室開立之傳票資料不需重複登打摘要及金額欄,此次資料交換重點放在傳票遞送
電腦化。
目前流程:
會計系統印出傳票遞送清單→遞送至出納→出納組依照遞送清單點收→出納系統。
會計室需求新增出納退回傳票批次銷號,考量會計、出納點交時需針對傳票實體點交及方便性,與會計室及出納組承辦人員討論後規劃流 程
如下: 會計系統產生遞送清單電子檔(Excel)←→報帳流程追蹤系統點收(點交)傳票實體←→遞送至出納←→報帳流程追蹤系統點收(點交)傳票
實體 ←→出納系統。
七、未來展望
本專案可完成人事、出納、會計目前已電腦化之資料交換,未來可繼續推動報帳網路化,以達成更大的資料共享的效益。