帳務e化系統 |
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一、工作小組成員:
秘書室:傅主任祕書(召集人)
總務處:徐炳義(副召集人)、洪金枝、陳基發、辛素珍、李錦鑾、陳德誠、張麗珍、楊婉玫、王占春。
會計室:劉中鍵(副召集人)、秦夏珍、吳蘭香、史靜玉、蔡麗玉、許嘉琳、糜莉芬、劉靄嬌、陳家齊、李承達。
圖書館:阮紹薇(代表
計資中心:陳啟煌。
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二、專案簡介:
重新檢討報帳作業流程,整併相關作業程序,減少人工登錄作業,提高報帳服務效率,即時追蹤報帳處理進度,縮短付款時程。 |
三、專案目標:
(一)報帳系統網路化。
(二)報帳表單格式與數量及報帳作業流程簡化。
(三)線上查詢單據申報進度。
(四)各項經費收支即時掌控。
(五)各項撥付款即時查詢 |
四、專案內容:
(一)簡化報帳單據。
1. 整合庶務清單、黏存單。
2. 重新設計黏存單格式。
(二)財產物品貼牌金額重新劃分標準。
1. 採購財產物品單價逾6000元始填財產增加單,單價6000元以下免填。
2. 重新設計財產增加單格式。
(三)營繕工程報帳流程簡化
1. 修繕工程報帳---黏存單免經保管組核章。
2. 新建(報廢)工程報帳---重新設計不動產財產增加(減少)單。
(四)電子單據格式及系統
1. 全校報帳單位表單統一介面設計,統一由系統產生(網頁填單、修改、查詢、單位主管核章)。
2. 報帳處理進度即時查詢。
3. 大宗業務單位報帳資料批次處理(人事室各類補助發放報帳,學務處研究生獎助金發放報帳,營繕組各類工程款請購報帳)
(五)現有管理系統橋接程式:
預計需更改各相關業務單位原有管理系統
1. 保管組動產保管系統---財產增加單
2. 營繕組修繕管理系統---產出表單「報驗單代庶務清單」修正為新「黏存單」
3. 會計室會計系統---(審核組、會計組)預算控制、請購程序、帳務查詢系統。
4. 出納組出納系統---撥款、匯款、票據、付款通知子系統。
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五、預期效益
(一) 減少院系所因助理流動率高,而致相關報帳業務無法順利傳承接續。
(二)報帳者端建立經常使用資訊資料檔,節省報帳者重覆輸入資料,提高資料正確性及會計單位減少人工資料登打作業。
(三)修繕工程報驗核章免經保管組,簡化流程、縮短廠商領款時間,服務品質提升;新建工程報帳改填不動產財產增加單,有利保管組、營繕組及會計室帳務勾稽。
(四)出納單位下載收付款資料,節省資料重覆人工輸入,提高匯款比例,降低開立支票比例,降低支票人工核章業務量。
(五)計畫主持人隨時掌控計畫收支現況,各受款人能立即掌控各項入帳細目金額,並減少無謂申報。
(六)提供網頁各項查詢功能,俾利行政單位查詢業務工作。 |
六、進度說明(或推動紀要)
(一)94/12/22 報帳表單格式更新第一次協調會(總務處、會計室)。
(二)95/1/16 報帳表單格式更新第二次協調會(總務處、會計室)。
(三)95/2/16 報帳表單格式更新第三次協調會(總務處、會計室)。
(四)95/2/22 全校報帳系統e化及報帳流程第一次會議。
(五)95/3/3 全校報帳系統e化及報帳流程第二次會議。
(六)95/3/22 全校報帳系統e化及報帳流程第三次會議。
(七)本專案分三階段進行,各階段進度內容與日期如下述及後附甘特圖。
第一階段:完成報帳系統使用者端報帳申請部分、及部分進度查詢功能。
第二階段:完成各管理系統橋接及報帳完整查詢功能。
第三階段:完成業務報帳子系統,此部分牽涉到業務單位前端申請系統建置故排在第三階段。 |
七、未來展望
廣泛運用網路e化功能,減少重覆人工作業流程,簡化與合併相關作業程序,建立即時查詢系統、活用帳務資料,提高行政服務效率品質,
冀期上述推動暨改進事項能簡省本校所有師生同仁有限時間,運用於創造最高品質之學術研究及教育碩果。
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