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國立臺灣大學秘書室

階段專案

營繕組行政業務電腦化

營繕組行政業務電腦化

一、工作小組成員:
總務處:召集人徐專門委員炳義。
計資中心:陳副組長啟煌、黃安婷程式設計師。
營繕組:陳組長德誠、洪股長耀聰、林金生、沈股長恆光、黃股長英      彬、江雪卿、吳湘芸、張玉珠、陳源誠。

二、專案簡介:
    營繕組原有修繕管理系統係於民國87年建置,由王明德教授指導本校土木研究所營建工程與管理組莊志弘碩士生,完成單機版之作業系統,因時隔多年已不敷現今的使用需求。95年學校成立行政e化工作小組,營繕組因應當前行政e化變革,更顯得系統改版必要性與急迫性,乃成立營繕e化工作小組,並由徐專門委員炳義擔任計畫召集人進行”營繕組修繕管理系統”的改造。另一方面,鑒於以往帳務處理流程上耗費相當時日,且不易追蹤相關文件進度,因此配合營繕組e化專案,同時進行與報帳e化系統之連結。
三、專案目標:
(一)建立營繕組線上系統,順利推行無紙化資料庫,減少倉儲空間。
(二)大幅降低行政人員壓力負荷,增加作業效率。
(三)所有流程透明化,隨時可以網路進行追蹤,掌握文件處理進度。
(四)便利後續相關人員進行查詢、整理上的方便性。
(五)系統即時反應相關文件的建檔狀況,減少人為疏忽情形之發生。

四、專案內容:
以線上系統取代舊有”台灣大學營繕組管理系統”,供營繕組內部相關作業人員、待修建物之相關使用人員、承包商、行政人員使用或得知案件進度,並連結學校各組織線上系統功能。
(一)網站架構之建立。
(二)網站版面之設計。
(三)相關單位資源連結。
(四)既有資料轉檔。
(五)新增案件紀錄。
(六)系統測試(包括穩定性、使用性、細膩度之探討)。

五、預期效益
(一)結合網路報修加快修繕流程。
(二)節省組內文件製作流程。
(三)與會計室帳務結合有利經費管控。
(四)產生年度經費報表如宿舍修繕、開口契約、各系所開支、各建築物、修繕項目等提供統計分析及決策參考。
(五)結合工程發包制式文件如契約書、品管文件。
(六)統一報帳流程、統一產生報表。
(七)結合資料庫產生歷史契約文件、工程圖庫,有效提供建築物平面圖查詢。
(八)產生建築物歷史修繕報表。
六、進度說明(或推動紀要)
營繕組營繕工程作業有其專業性,且需配合學校各單位的作業及資料上之協調,調整行政業務e化時程,本案推動進度如下,預計96年7月系統上線正式啟動。
  • 95年10月11日              確立整體需求
  • 95年11月2日                計中程式開發
  • 96年4月23日                程式功能測試
  • 96年5月22日                原有系統資料移轉, 測試移轉結果
  • 96年6月15日                系統整合測試
  • 96年7月5日                  使用者操作手冊撰寫/教育訓練
  • 96年7月16日                系統上線
七、未來展望
待此管理系統完成全面e化後,配合其他系統上線(如會計室、保管組),預期無紙化資料庫將大幅降低行政人員壓力負荷,以及增加作業效率,與減少倉儲空間等好處,不僅如此,未來更可以搭配保管組開發的GIS地理資訊系統,作高效率之全校性的修繕作業管理,增進營繕組行政效能。 

 

 

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