| 掛號郵件查詢系統2.0版 |
| 使用者網址：http://140.112.162.246/newmail/QueryByDep.asp |
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一、工作小組成員：
文書組：葉組長明源(召集人)、周股長麗真、吳志宏組員、潘文傑先生
計資中心：傅潔瑩資訊工程師
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二、源起：
目前電子郵件及通訊雖極為普及，但對於實體掛號信件重要性不減反增，掛號信件之寄送效率也相對要求提高，文書組為便於收件者能上網查詢掛號信件之落點，因此開發此一系統開放全校師生查詢，使用至今系統並無專責維護人員，致系統查詢功能無法正常運作且因外在環境變動系統部份功能已不符實際所需，故提請修改掛號信件查詢系統，以利校內信件業務之推動。 |
| 三、專案目標：
（一）新增信件投遞車次清單次序暨時間設定功能。
（二）條件搜尋部份增加國外信件條碼及資料輸入錯誤修改刪除等功能。
（三）增列條件搜尋部份時間設定功能。
（四）修護查詢系統系所查詢部分無法正常運作功能，而使系統運作順暢、使系統介面讓使用者更友善，維護更簡易。
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四、專案內容：
（一）提供系統管理車次清單增設時間設定欄以利業務推動更具彈性及掌握信件時效。
（二）提供進階查詢國外信件條碼及輸入錯誤碼之查詢之功能，以利條件搜尋及資料修改查詢之需。
（三）進階查詢增列時間設定欄位以利後台管理功能之加強。
（四）提供查詢網頁登錄使用人數之功能以方便統計系統使用率。
（五）修護系統查詢功能增加系統使用穩定度。
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五、預期效益
（一）系統管理車次清單設定及改造已顯現於每日遞送人員之點交時間縮短及系所清單提示明確化更有助於系所簽收作業。
（二）信件物流車次次序改善更有助於清單與遞送規劃路線之合一性增加信件遞送流暢度，增加遞送效率與安全性並減少單位系所收信時間。
（三）系統設定彈性更明顯減少內部作業人員系統作業等待時間（waiting time），解除因系統限制而造成不經濟時間耗損與時間落差。
（四）人性化提示功能以提醒遞送之外部人員與單位系所簽收人員相關注意事項與時效，對於標單及法院送達書等信件等公示提醒之功能更具指標性的意義。
（五）進階查詢及錯誤碼功能修改有助於資料庫正確性與運用。
（六）縮短全校整體信件處理作業時間（lead time）保守估計約起碼每日20分鐘，有助提昇行政效率。 |
六、進度說明（或推動紀要）
全案自99年8月1日起執行，同年12月31日完成，100年1月1日正式上線。 |
七、未來展望
本次系統修改雖已解決文書組業務承辦人員執行郵件業務所遭遇之問題，但就長遠目標以使用者需求為導向，本組將持續提出下階段系統升級改版需求，以擴大服務全校教職員工生。 |