財產物品管理系統 |
網址:https://my.ntu.edu.tw/assetManagement/assetQuery.aspx |
一、工作小組成員:
蔡佳燕(計資中心資訊工程師99/9接任)
曹桂漪(計資中心資訊工程師99/9接任)
譚康居(召集人、保管組動產股股長)、鍾碧玉(保管組動產股組員)
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二、專案簡介:
(一)方便使用者端各單位財產使用保管人、管理人線上查詢、列印各類財產表單並提供更人性化的操作介面。
(二)提取相關系統資料,減少資料重複登打並加強審核功能,簡化財產管理作業流程。
(三)使用者端線上資料異動,當日將最新資料回傳管理端,期達到二系統資料之一致性及安全性。
(四)提供便捷的二手財物流通管理網頁,供使用者查詢、刊登利用。
(五)統籌管理各校區財產,為校區合併或統整全校財產資料預做規劃。
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三、專案目標:
(一)以「提升作業效率」為出發點,簡化作業流程。
(二)嚴格流程控管,落實責任管理。
(三)提高財產資料管理的安全性,減少重複處理。
(四)提供財產使用保管人、管理人線上查詢及更新,增進財產有效管理及運用。
(五)人性化的操作介面,提供使用者快速上線操作。
(六)匯出EXCEL檔,方便使用者查詢、排序、統計及列印。
(七)夜間資料自動備份功能,避免資料毀損。
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四、專案內容:
(一)管理者端:提供保管組管理全校財物之用,新增功能如下:
1.財物增加:直接讀取報帳系統財產/物品增加單資料,減少人工登錄、審核時間並避免錯誤
2.財物異動:直接讀取財產/物品移動單資料,減少人工登錄、審核時間並避免錯誤
3.財物減損:直接讀取財產/物品減損(申請)單資料,減少人工登錄、審核時間並避免錯誤
4.複合條件查詢:增設多重查詢條件,因應全校性財物資料檢索之用並產出各類需求表單。
(二)使用者端:提供使用單位人員查詢經管財物之用,新增功能如下:
1. 線上即時查詢個人及單位內財物資料,隨時掌控財物現況並可機動檢索搜尋財物。
2.線上即時異動個人財物存置地點,增設「計畫編號」、「計畫使用人」「個人備註」欄,便於使用者管理名下財物。
3.使用人或管理人可點選名下財物,直接列印財產/物品減損(申請)單、移動單,減少各類表單人工抄錄時間並避免錯誤。
4.使用人可隨時列印財物盤點明細表盤點名下財物,有未盤得財物可直接點選資料列印財物盤點紀錄表。
5.本系統二手財物流通作業,使用人可直接點選名下財物辦理刊登,並設計成交登錄時可直接列印移動單,方便使用者操作。
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五、預期效益
(一)線上24小時查詢、列印財產資料,方便財物管理。
(二)線上點選經管資料,產出財產物品移動單、減損單,減少人為抄寫錯誤,減輕行政負擔。
(三)線上列印盤點表,財產使用保管人或管理人得隨時辦理年度盤點,減輕保管組需於短期內大量上傳各單位盤點資料之困擾。
(四)掃描各類財產表單條碼,直接接收財物資料,不必重複登錄,將節省之人力轉注於審核作業。
(五)整合二手財物流通管理作業,便於刊登、查詢,可節省公帑、注重環保。
(六)系統經由計中帳號管控,二手財物流通網頁刊登到期日,自動e-mail通知更新,以保持資訊之正確。
(七)系統自動紀錄各項作業新增、異動之人員及時間,注重系統安全、強調人員操作之正確性。 |
六、進度說明(或推動紀要)
(一)97/02 ~ 97/03 確立系統目標與範圍。
(二)97/04 ~ 98/02 系統分析、設計,預定98/02完成驗收、上線。
(三)98/02 因程式設計師97/10離職,進度落後。
(四)98/06 修正進度,預定99/5完成整合測試。
(五)99/05 進度落後,各項作業單元測試無法符合系統需求。
(六)99/08 程式設計師有外單位商調,系統多項作業無法操作。
(七)99/09 ~ 99/10 接任程式設計師蔡佳燕重新分析、設計
(八)99/11 ~ 100/04 撰寫程式、測試。
(九)100/05~06 平行作業、正式上線。
(十)100/6/13 於第一會議室舉辦系統操作說明會 |
七、未來展望
利用網路服務,簡化作業流程、提升行政效率及提供財產管理完整資訊。設身處地思考財產管理人、使用保管人財產管理作業上需要,提供更完善更多元化的服務品質。 |