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國立臺灣大學秘書室

實地訪查結果及執行情形

93學年度-人事室執行情形報告表

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國立臺灣大學  人事室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E01因應未來大學發展,人事室應可進行全校行政人力評估及規劃。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

本案已列入本室95年度重點工作之一,初步研擬方案如下:

1.建請組本校整體行政人力資源評估及規劃小組。

2.本校幅員廣大,職員人數眾多,擬先進行行政單位人力評估及現況檢討。

3.擬先依據人員分類設計評量表(刻正蒐集資料中),函請各行政單位填寫彙整後送專案小組進行分析評估,提出分析報告作為本校規劃整體行政人力運用政策之參考。

1.本案刻正研擬本校整體行政人力資源評估及規劃小組成員組織之相關事宜。

2.本案將持續依前次回覆之程序進行,預定於本(95)年11月間完成分析報告。

進度

待規劃

 

進行中

ˇ

已完成

 

填報日期

95   4  月  24    

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E02  e化電腦化可儘早推動,請假、加班及出國開會等可利用網路簽核系統,以節省流程時間。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

本室業務e化已納入學校e化小組規劃中,有關出勤系統線上簽核功能,計資中心正全力配合撰寫程式、測試中,預定952月推出簡易版線上簽核(含請假、加班功能),並由計資中心、祕書室及人事室等單位先行試辦;至出國開會申請單等功能將列入e化小組第2階段規劃中。

1.請假線上簽核功能簡易版計資中心業於953月開發完成,並於4月起由計資中心、秘書室、教務處註冊組、課務組及人事室等單位試用,擬俟試用順利後,再行全校全面實施。

2.線上簽到退系統亦已列入e化小組專案計畫管控中,預定本(95)年7月完成。

3.至出國申請單等功能將列入下階段開發重點。 

進度

待規劃

 

進行中

ˇ

已完成

 

填報日期

95   4      24 

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E03目前一些分散於不同校區之人力,存在規模過小與權責欠明確及對不同學院服務品質不一之情況,應考量資源整合及權責明確,以利規模效應,服務品質一致化,並增進行政作業效率。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

1.社科學院預計3(4)年搬回校總區,屆時人力將與校總區合併。

2.醫學院區(包括醫學院、公共衛生學院)之教、學、總、人、會、共教、研發及圖書分館與校總區相關單位之人力分配,擬提本校整體行政人力資源評估及規劃小組檢討評估。

1.社科學院預計3(4)年搬回校總區,屆時人力將與校總區合併。

2.鑑於公共衛生學院於82學年度成立,行政業務依協調情形委由醫學院辦理,造成困擾,有待改進與提昇,兩院前分別於89年之院務會議通過醫學校區行政中心規劃書(草案),惟該草案於891121日本校第2172次行政會議決議:緩議。

3.公共衛生學院大樓業於94年底完工,並於952月完成進駐,有關公共衛生學院之行政業務仍依前例,依兩院協調情形委由醫學院辦理。

4.如何進行行政資源之整合與行政服務品質一致化部分,仍俟本校整體行政人力資源評估及規劃小組成立,提該小組進行檢討評估。

5. 本案建請併入93 E01案辦理

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

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填報日期

95   4       24

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E05  建請定期主動檢討不合時宜之人事法規,提高彈性與效率。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

1.已遵照辦理,本建議事項已列入本室95年度重點工作項目之一,擬通函各單位及全校教職員提供修正意見。另本室各同仁已就各自掌管業務隨時檢視不合時宜之人事法規,並隨時上網更新,提供正確法令供同仁參考。又對涉及非本校權責法規(如全國一致性者)並做向上級反應工作。

2.946月迄今,本室已修正下列相關法規並予以鬆綁:

(1)教師出國帶職帶薪條件放寬。

(2)教師進修年限放寬。

(3)教授休假研究年資採計放寬。

本室各承辦人,除隨時檢視不合時宜之人事法規外,擬配合大學法修正案,於下半年全面檢視本校人事法規。

進度

待規劃

 

進行中

ˇ

已完成

 

填報日期

95    4     24 

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E06 加速滿意度意見調查結果之追蹤處理,並儘速建立申訴管道與處理程序。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

從滿意度分析,本室辦公室過於擁擠、相互支援之服務品質欠佳、同仁投訴管道不理想、處理案件之效率太慢、人事業務e化不夠。上述缺失,改進情形如下:

1.辦公室擁擠部分:因屬全校性問題,近期將有新增部分空間,惟業務及人力亦隨之增加,擁擠現象仍未解決,本室將朝整潔方面予以改進。

2.業務相互支援部分:已於本室室務會議及組長會議中,要求同仁改進,並加強職務代理人制度;另對同仁之服務態度、電話禮貌、主動積極之精神,將要求同仁不斷改進。

3.投訴管道部分:本室設有電子郵件信箱供同仁反映意見,並設有專人答覆,成效尚稱良好,目前秘書室亦設有校務建言,有關人事部分,亦均由本室答覆,因此,意見反映管道應屬暢通,惟求更為完善,除主任及各組組長繼續設電子郵件信箱外,主任另設一投訴管道信箱,目前正與計中申請中,近期可開放供同仁投訴。

4.處理案件效率部分:已要求同仁繼續改進,並朝e化規劃,俟本室業務全面e化後,應可改進。

5.人事業務e化部分:學校已成立e化小組,人事業務全面e化亦列入該小組重點工作,第一階段將有教職員報到網路化、人事資訊查詢系統建立、差勤線上簽核、人事資料資源共享於952月底完成,另有第2階段規劃,將陸續推動。

1.除本室人事業務e化工作正積極推動中外,其餘部分均依規定完成。

2.建議本案取消列管。

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

ˇ

填報日期

95    4    24  

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E07  建議延聘志工,建立入口服務臺,協助同仁洽公事宜。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

本室不易延攬退休人員擔任志工,日後如有校內同仁退休,將積極延攬。惟本室各組均置有工讀生協助同仁洽公事宜,擬繼續加強工讀生功能。

本案擬併同全校性志工服務,另案訂定法規檢討辦理.

進度

待規劃

 

進行中

ˇ

已完成

 

填報日期

95   4     24  

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E08  教師聘任、升等作業,應具體落實通知、提供資訊制度,並確實依學校規定執行,以具體文字敘明理由通知當事人。任何不利益人事決定,可考慮除通知當事人外,應附具體理由及相關法規。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

1.有關教師升等聘任作業,均確實依學校規定執行,並具體提供流程、法規及應繳交證件等相關資訊。對於升等    未通過之教師,均依規定以具體文字敘明理由通知當事人。

2.校教評會部分:對教師度升等案件,其會議紀錄及升等通過名單均於最短期限內於本室網頁中予以公布,將來在人力許可內,擬進行預定提會時間及審查通過與否結果之E-Mail通知,讓升等教師有較完整資訊。教師聘任部分仍維現況,資料於會後儘快送交承辦同仁處理聘任事宜。

1.有關教師升等聘任作業,均確實依學校規定執行,成效良好。

2.(95)學年度教師升等,擬即試行以電子郵件通知升等教師,校教評會之審查進度。本案就以此方式辦理結案。

3. 本案建請取消列管。

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

ˇ

填報日期

95   4      24 

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E09  建立單一窗口,針對不同人事業務需求,統合各單位之各項申辦事宜,以保障同仁權益。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

一處多件、立即處理、全程服務,是單一窗口化服務基本要求。惟本校幅員廣闊、教職員工數眾多,且人事業務繁瑣,法令規章多如牛毛,尤與同仁權益息息相關之案件大多須依法令規定擬具意見或會簽或陳核,均無標準作業時間,性質與其他現已實施單一窗口作業如戶政、地政、稅務等之行政機關或規模較小之學校不同,建立單一窗口確有窒礙難行之處。短程而言,建議先自一至二項與同仁第一線接觸、可立即處理之業務試辦起,如教職員辦理到離職手續、各項補助費申請、請假申請、簽收文件等;中程而言,因各組承辦業務性質相近,得先以組別為單位,實施職務輪調及電腦網路在職教育訓練,再透過法規鬆綁、加強分層負責、逐級授權等配合措施,始可循序漸進拓展至全室之單一窗口化作業。

1.本案除社科院人事組因人員編制較少、人員所負責事務較具統整性及院區客觀條件與需求等因素,常年來在實質上早已自然形成並具備「單一窗口」功能,且成效良好外,其餘人事案件均與同仁權益息息相關,大多須依法令規定擬具意見或會簽或陳核,經檢討本室各項業務,目前尚無法建立單一窗口。

2. 本案建請取消列管。 

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

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填報日期

95   4    24   

 

 

 

國立臺灣大學  人事室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

 

追蹤月份

95   ( )3    (ˇ)6    ( )9    ( )12

 

   

93學年度行政品質實地訪查結果

 

建議改進事項

93E01因應未來大學發展,人事室應可進行全校行政人力評估及規劃。

 

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:

本案已列入本室95年度重點工作之一,初步研擬方案如下:

1.建請組本校整體行政人力資源評估及規劃小組。

2.本校幅員廣大,職員人數眾多,擬先進行行政單位人力評估及現況檢討。

3.擬先依據人員分類設計評量表(刻正蒐集資料中),函請各行政單位填寫彙整後送專案小組進行分析評估,提出分析報告作為本校規劃整體行政人力運用政策之參考。

 

953月份回覆說明:

1.本案刻正研擬本校整體行政人力資源評估及規劃小組成員組織之相關事宜。

2.本案將持續依前次回覆之程序進行,預定於本(95)年11月間完成分析報告。

 

956月份回覆說明:

一、本案鑑於考量本校現階段正值5500億、邁向頂尖大學計劃推動,各單位時值用人之際,建議:暫緩進行人力評估,俟階段性目標完成後(約2年後),再委外交由專業人力顧問公司協助評估。

二、本案擬列入本室97年重點工作,建請先以結案處理,俟97年再予列入追蹤。

 

進度:■待規劃  □進行中 □已完成

填報日期:95724

 

委員意見

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結案(  ) 繼續追蹤(  )

說明:

 

 

 

 

 

 

國立臺灣大學  人事室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

 

追蹤月份

95   ( )3    (ˇ )6    ( )9    ( )12

 

   

93學年度行政品質實地訪查結果

 

建議改進事項

93E02  e化電腦化可儘早推動,請假、加班及出國開會等可利用網路簽核系統,以節省流程時間。

 

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:

本室業務e化已納入學校e化小組規劃中,有關出勤系統線上簽核功能,計資中心正全力配合撰寫程式、測試中,預定952月推出簡易版線上簽核(含請假、加班功能),並由計資中心、祕書室及人事室等單位先行試辦;至出國開會申請單等功能將列入e化小組第2階段規劃中。

 

953月份回覆說明:

1.請假線上簽核功能簡易版計資中心業於953月開發完成,並於4 月起由計資中心、秘書室、教務處註冊組、課務組及人事室等單位試用,擬俟試用順利後,再行全校全面實施。

2.線上簽到退系統亦已列入e化小組專案計畫管控中,預定本(95)年7月完成。

3.至出國申請單等功能將列入下階段開發重點。

 

956月份回覆說明:

1.假線上簽核功能(簡易版)已請5個單位試用後提供改進意見,送請計中修正補強相關功能;另擬增加「加班、出差線上簽核流程」,各項作業皆列入本校行政e化工作小組的人事整合專案中列管辦理。

2.線上簽到退系統自953月開始分析作業,至6月中旬已完成系統之修正測試。復依621日本校行政e化工作小組會議決議:「請計資中心構思本校線上簽到退系統結合自然人憑証之機制,於本年7月底成立專案小組推動。」故本系統待認証機制確認並奉核定後,再正式推動實施。

3.有關線上申請出國乙節,業納入「國際學術交流中心業務e化工作小組:教師出國登錄系統」及「人事整合e化工作小組:教師請假系統」中辦理,目前已完成作業流程及欄位分析作業。

 

進度:□待規劃  ■進行中  □已完成

填報日期:95724

 

委員意見

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結案(  ) 繼續追蹤(  )

說明:

 

 

 

 

 

國立臺灣大學  人事室「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   ( )3    (ˇ)6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E05  建請定期主動檢討不合時宜之人事法規,提高彈性與效率。

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:

1.已遵照辦理,本建議事項已列入本室95年度重點工作項目之一,擬通函各單位及全校教職員提供修正意見。另本室各同仁已就各自掌管業務隨時檢視不合時宜之人事法規,並隨時上網更新,提供正確法令供同仁參考。又對涉及非本校權責法規(如全國一致性者)並做向上級反應工作。

2.946月迄今,本室已修正下列相關法規並予以鬆綁:

(1)教師出國帶職帶薪條件放寬。

(2)教師進修年限放寬。

(3)教授休假研究年資採計放寬。

953月份回覆說明:本室各承辦人,除隨時檢視不合時宜之人事法規外,擬配合大學法修正案,於下半年全面檢視本校人事法規。

956月份回覆說明:

配合大學法修正案,本室刻正進行全面檢視本校人事法規,除由各承辦人隨時檢視不合時宜之人事法規外,擬於8月通函全校各單位,並以EMail通函全校教職員,廣徵修正意見,預計10月彙整意見後,陸續提出各法規修正案,經相關會議審議。

 

進度:□待規劃  ■進行中 □已完成

填報日期:95724

委員意見

(請勾選)

結案(  ) 繼續追蹤(  )

說明:

 

 

 

 

 

國立臺灣大學  人事室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   ( )3    (  )6    (ˇ)9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93E05 建請定期主動檢討不合時宜之人事法規,提高彈性與效率。

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:

1.已遵照辦理,本建議事項已列入本室95年度重點工作項目之一,擬通函各單位及全校教職員提供修正意見。另本室各同仁已就各自掌管業務隨時檢視不合時宜之人事法規,並隨時上網更新,提供正確法令供同仁參考。又對涉及非本校權責法規(如全國一致性者)並做向上級反應工作。

2.946月迄今,本室已修正下列相關法規並予以鬆綁:

(1)教師出國帶職帶薪條件放寬。

(2)教師進修年限放寬。

(3)教授休假研究年資採計放寬。

953月份回覆說明:

本室各承辦人,除隨時檢視不合時宜之人事法規外,擬配合大學法修正案,於下半年全面檢視本校人事法規。

956月份回覆說明:

配合大學法修正案,本室刻正進行全面檢視本校人事法規,除由各承辦人隨時檢視不合時宜之人事法規外,擬於8月通函全校各單位,並以EMail通函全校教職員,廣徵修正意見,預計10月彙整意見後,陸續提出各法規修正案,經相關會議審議。

959月份回覆說明:

1.本室8月通函全校各單位,並以EMail通函全校教職員,廣徵本校人事法規修正意見,定於本(10)月5日截止,目前刻正彙整意見中。

2.本件已專案處理,建請取消列管。

進度:□待規劃  ■進行中  □已完成

填報日期:9510 5

委員意見

(請勾選)

結案(ˇ) 繼續追蹤(  )