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國立臺灣大學秘書室

實地訪查結果及執行情形

93學年度-秘書室執行情形報告表

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國立臺灣大學  秘書室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F01 秘書室的業務有越來越增加的趨勢,每項業務在〝專案〞定型化後,應考量移轉至其他單位來承接辦理,否則業務只進不出,會有〝業務爆炸〞之後果。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

秘書室之專案如涉及全校性者,於辦理時即積極整合相關單位力量,群策群力。未來將依各專案業務之性質,於定型化後考量由其他單位承接辦理或適度增加本室人力,以維持工作品質。

1.本室於「邁向頂尖大學計畫」下已獲配約聘人員1名。

2.本室現有各項專案,均為綜合、統整之性質,尚難改由其他單位承接。惟各項專案之推動皆積極整合相關單位力量,群策群力,以求團隊最佳表現。

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

v

填報日期

95   4   26

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F03  庶務性事務效率可由電子化方式提昇。建議委請計資中心優先予以支援。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:(1.說明已結案

2.刻亦配合本校e化工作小組建置公文稽催、校友動態追蹤系統、卡證e化(校友卡)及會議追蹤系統,不斷與時俱進。

本室會議記錄追蹤系統簡版已上線,繼續修正加強功能中;全校公文稽催系統預計於956月公文追蹤系統上線後繼續推動;校友動態追蹤系統已開發完成,現正測試修正中,預計於955月上線;卡證e化(校友卡)正配合本校專案小組時程,繼續評估推動中。

進度

待規劃

 

進行中

v

已完成

 

填報日期

95   4   26

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F05  各項〝會議紀錄與資料〞的整理與呈現,可研擬管理方式,並朝向無紙化的目標。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:(1.說明已結案)

2.校務會議整冊資料之提供是否改採紙本以外之形式,正徵詢校務會議代表之意見,本室將配合代表之意見辦理。

校務會議整冊資料之提供是否改採紙本以外之形式,已徵詢校務會議代表之意見完竣,將提程序委員會,配合會議決議辦理。

進度

待規劃

 

進行中

v

已完成

 

填報日期

95   4   26

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F06  服務中心的環境清潔有加強的空間。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明: 已改進,並定期打掃清潔。

已改進,並每月定期打掃、隨時維護環境清潔。

進度

待規劃

 

進行中

 

已完成

v

填報日期

95   4   26

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F09  整合學校各單位,如校友聯絡中心,畢輔會,僑輔會的業務,並加強校內外校友的聯絡,還有海內外各地校友會及校內系友會的整合。

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:(1.2.說明已結案)

3.配合學校行政e化業務,現正與計資中心合作建置「校友動態追縱系統」,完成後校友及校內各系所均可上網查詢更新資料,期能建立全球校友聯絡網。

4.台大校友證將配合本校卡證e(悠遊卡化)進度來發行,以增加校友與母校之互動並加強校友聯絡。

校友動態追蹤系統已開發完成,現正測試修正中,預計於955月上線;卡證e化(校友卡)正配合本校專案小組時程,繼續評估推動中

進度

待規劃

 

進行中

v

已完成

 

填報日期

95   4   26

 

 

 

追蹤月份

95   (ˇ)3    ( )6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F10 建議秘書室推動ISO行政品質認證,俾使各項作業標準化

具體改善之實施步驟及時程

前次回覆說明:

已建立本室行政業務標準化作業流程,以為作業之遵循規範,並上網公告,使洽公者亦能事先知悉相關流程及應備資料。至是否進行ISO認證,將配合學校整體業務發展,進一步衡量推動。

本室將參採校內獲ISO認證單位(如總務處、計資中心)之經驗,考量整體業務發展,進一步衡量推動。

進度

待規劃

 

進行中

v

已完成

 

填報日期

95    4    26

 

 

 

國立臺灣大學  秘書室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   ( )3    (v)6    ()9    ( )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F03  庶務性事務效率可由電子化方式提昇。建議委請計資中心優先予以支援。

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:(1.說明已結案

2.刻亦配合本校e化工作小組建置公文稽催、校友動態追蹤系統、卡證e化(校友卡)及會議追蹤系統,不斷與時俱進。

953月份回覆說明:本室會議記錄追蹤系統簡版已上線,繼續修正加強功能中;全校公文稽催系統預計於956月公文追蹤系統上線後繼續推動;校友動態追蹤系統已開發完成,現正測試修正中,預計於955月上線;卡證e化(校友卡)正配合本校專案小組時程,繼續評估推動中。

956月份回覆說明:行政會議、校務會議紀錄均已上網,並可以關鍵字搜尋;會議記錄追蹤系統簡版經使用評估後已進一步改版採用計資中心設計之系統;全校公文稽催系統配合總務處於公文追蹤系統上線後繼續推動;校友動態追蹤系統已上線使用;校友卡已訂自9581日起發行,未來將配合本校卡證e化(另有本校專案校小組規劃中)之進度,研議相關整合。

進度:□待規劃  □進行中 v已完成

填報日期:95727

委員意見

(請勾選)

結案(  ) 繼續追蹤(  )

說明:

 

 

國立臺灣大學  秘書室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   ( )3    (v)6    ( )9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F06  服務中心的環境清潔有加強的空間。

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明: 已改進,並定期打掃清潔。

953月份回覆說明:已改進,並每月定期打掃、隨時維護環境清潔。(委員建議:清潔檢查再持續半年,確定已步常軌再結案。)

956月份回覆說明:每月定期打掃並隨時維護環境清潔。

進度:□待規劃 v進行中 □已完成

填報日期:95727

委員意見

(請勾選)

結案(  ) 繼續追蹤(  )

說明:  

 

 

 

 

國立臺灣大學  秘書室 「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

95   ( )3    ( )6    (v)9    (  )12

   

93學年度行政品質實地訪查結果

建議改進事項

93F06  服務中心的環境清潔有加強的空間。

具體改善之實施步驟及時程

9412月份回覆說明:

已改進,並定期打掃清潔。

953月份回覆說明:

已改進,並每月定期打掃、隨時維護環境清潔。

(委員建議:清潔檢查再持續半年,確定已步常軌再結案。)

956月份回覆說明:每月定期打掃並隨時維護環境清潔。

959月份回覆說明:

進度:□待規劃 □進行中 □已完成

填報日期:     

委員意見

(請勾選)

結案(v) 繼續追蹤(  )