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國立臺灣大學秘書室

實地訪查結果及執行情形

92學年度-會計室執行情形報告表

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國立臺灣大學  會計室「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D01工作人員座位限於空間無法設櫃台受理案件,建議在動線安排、單一窗口及空間等方面加以改善。

(繼續追蹤單一窗口與動線)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

受限現有空間之分配無法作大幅度之調整,業依各組之業務性質採單一窗口之方式以提昇對外之服務。

 

辦理情形:

1.案件處理流程如下:

系所單位送件→單一窗口蓋收件章→分件至業務各承辦人員→審核、控帳或掣開傳票→登錄已核准與退件單據→已核准件送下一單位,另通知退件領取。

2.本室各組現行空間都已充份利用但仍嫌不足,因此在無法擴增空間之限制下,為方便外界人員洽詢案件處理,各組收件與處理案件查詢人員座位均置於各組最近入口處;並於各組門前置有各組業務同仁座位圖,另本室網頁已製作各組同仁業務職掌及其代理人、電話、E-Mail等資訊,以方便單一窗口問題查詢,提升本室服務效率。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

  ü

填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D02核銷單據之退件請主動通知申請單位承辦人員,並以一次完整提示。

(退件請以「一次完整提示」,非「一次完整提示為原則」,除非就退件所示各項仍有不合規定之處)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

本校報銷單據數量頗多,每日處理之數量平均約千餘件,尤其旺季時更超過二千餘件,依目前之作業程序,每日各系所大都會送單據至本室審核組收件,審核組對於需更正之單據,設有各系所之退件箱,除已清楚標示外,並會提醒相關送件人員至退件箱查明是否有退件;審核組相關承辦人員,每日也會至退件箱查明並作退件通知。如此雙方彼此配合對於本校大量之報銷單據,應有較高之行政效率,此外,對於退件之處理也以一次完整提示為原則。

 

辦理情形:

已請本室業務承辦同仁退件時應以「一次完整提示」詳述退件原因。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

  ü

填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D03在法規許可下,嚴格執行代理制度。

(應注重在業務辦理之代理而非收件或電話接聽之代理)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

各組承辦同仁均設有代理人制度,俾使同仁休假時不致影響業務進行。

 

辦理情形:

本室各組業務承辦人員均有其業務代理人,代理人員均可相互代理業務,若有急件亦能立即處理,故非僅為收件或電話接聽之代理

進度 待規劃  
進行中  
已完成

  ü

填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D04加強與總務處出納電子化整合,並與院系行政單位作業整合,以提昇行政效率。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

本室帳務系統已全面電腦化,為求資源共享,茲正配合總務處推展之出納系統與院系行政單位作業整合,將收款單據、支票開立與帳務勾稽等出納、會計事務作一聯結,以提昇行政效率。

 

辦理情形:

配合總務處規劃進行中。

進度 待規劃  
進行中  ü
已完成  
填報日期     94 年  3  月  31  日

 

 

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D05加強宣導本校實施校務基金制度及財務狀況,使各行政單位與師生瞭解,並朝向開源節流及有效運用資源努力。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

1.為利校內外人士隨時瞭解本校財務狀況,於網頁公告最近年度重要之財務資訊,包括預算、決算、月報、統計年報、現金收支概況、獎補助款執行情形等資訊。

2.本校年度收支執行成果及財務狀況情形均提交經費稽核委員會及校務會議報告。

3.針對實際需要與學院系所老師、同仁間業務座談,除增加雙方互動外,並宣導開源節流之重要性。
 

辦理情形:

原回覆各項均已依規定或實際需要適時辦理;惟仍將持續加強業務宣導。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

  ü

填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D06繼續朝向管理會計努力,經由統計分析,提供各單位參考。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

1. 定期編送之書表有預、決算書、半年結算、分期實施計畫及收支估計表、會計月報等,並依規定公告於網站上,俾利各單位有效掌握各期間之經營成果、資金流量及財務狀況情形。

2. 另依本校業務及管理需要編製各項管理報表,例如現金結存表、各單位經費、計畫等收支執行狀況表等。對於餘絀、業務計畫、資本支出之預算執行情形適時檢討,發現未達預算目標或進度落後者,即查明原因檢討改進。

3. 又配合經費稽核委員會稽核各單位經費收支運用之需要,適時提供相關管理會計資訊,以利事後稽核功能之發揮。
 

辦理情形:

原回覆之各項均已依規定或實際需要適時辦理,未來仍將持續朝向管理會計努力。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

  ü

填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D07建立品質目標及品質政策,以建立同仁共識,並經由具體管控數字與統計分析,檢討並提昇服務品質與改革。

(未見品質目標與政策改善對策之研擬)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

配合會計業務屬性及在學校之角色功能,本室擬訂品質目標及政策為「收支有效掌控、單據適法審核、管理資訊提供」,以發揮財務管理角色,說明如下:
1.經費收支執行有效掌控
(1)自償性建設財務狀況之掌控:本校近年來以舉債方式進行學生宿舍冷氣、椰風專案、二活租賃權、新生南路地下停車場等建設計畫,後續收支期程長達數十年,其營運狀況影響本校財務甚鉅,本室已將各計畫設置專帳以持續追蹤檢討,俾各計畫財務狀況能完整掌控。
(2)學校經費、計畫收支之掌握:對於學校經費、委辦補助計畫收支及節餘情形清楚控帳,並協助相關人員對帳查詢,俾達成學校收支平衡目標。
(3)資本支出執行之檢討改進:對於學校資本支出之預算執行情形定期檢討,發現未達預算目標或進度落後者,送請業務單位查明原因檢討改進,俾協助達成資本支出預期進度。
2.採購程序及單據之適法審查
(1)經費收支審核:收入、支出、現金出納等依相關規定進行審查,以健全本校財務內部控制,並以審計部及相關機關到校查核,無剔除及不法之情事糾正為目標。
(2)工程、財物、勞務採購審核:包括開標、比價、議價、決標、驗收監辦等採購程序之合法性及其效率之審核,以協助達成本校採購案件執行及履約管理之健全。
3.管理決策資訊之適時提供:為配合管理決策及績效考核之需要,不定期編製各式收支、資金運用等管理性報表,供相關單位規劃運用及決策參考;又配合經費稽核委員會稽核各單位經費收支運用之需要,適時提供相關財務資訊,以發揮會計提供管理資訊功能。
 

 

辦理情形:

已力促本室各組研提品質目標及政策,藉量化之衡量數據,考核檢討本室運作績效。

進度 待規劃  
進行中  ü
已完成  
填報日期     94 年  3  月  31  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D08早日規劃管理費彈性運用,配合教育部監管辦法,研議規劃獎勵機制。

(建議轉請校務基金管理委員會參考)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

配合校務基金管監辦法之通過,本校刻正訂定各項收支管理規定以建立完善之財務體制,而獎勵機制之研議亦為其中一環。

 

辦理情形:

已轉請校務基金管理委員會參考,同時配合本校收支管理規定之訂定,有關獎勵機制部份,亦已轉請人事室、教務處、研發會、秘書室等相關單位研擬訂定。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期       94 年  3  月  31  日

 

 

追蹤月份

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D09目前一般業務已建立作業流程,以使相關人員明瞭作業所需文件與手續,值得嘉許,惟計畫負責人(助理)常更替,建議在新計畫開始時,提供說明單張,使計畫之報帳人員清楚如何運用既有的資料說明與網路報帳查詢系統。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

1.已於校園網路登載會計相關法令及報帳作業流程等,以提供查詢及瀏覽。

2.擬結合人事、總務、研發會等相關單位,於學期開始時續辦說明會,藉以宣達新進人員應注意事項。

 

辦理情形:

將每年舉辦一次說明會,本年度說明會事宜,刻正規劃辦理中。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D10對於較常發生之特殊事件(如單據遺失)是否應訂定標準處理流程,另一般特殊事件亦應訂出處理原則。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

1.各單位於報帳過程中偶發單據遺失事件,本室已訂定標準處理流程如附件。

2.另其他特殊事件如較常發生,亦將比照上開方式訂定標準處理流程以利作業。

 

辦理情形:

1.單據遺失之處理流程已公佈於會計室審核組網頁上。

2.另其他特殊事件亦正持續統計整理中,如有較常發生事件,將比照訂定標準處理流程。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D11目前會計報帳網路查詢系統,社科學院、醫學院各分組與校總區不一致、分別購買,不僅未能發揮聯合採購之價格優惠,且因系統之間不一致,對運作效率上有限制。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

社科學院、醫學院因地緣關係為考量報帳等會計事務之便捷性,將會計帳務分別處理,惟所使用會計帳務系統均屬同一家資訊公司,其所沿用之會計原則及法規並無差異,應無系統間不一致,運作效率限制之問題。為發揮聯合採購之價格優惠,本室擬自合約到期日起統合社科學院、醫學院會計組之系統需求辦理採購事宜。

 

辦理情形:

擬於合約到期日前邀社科學院、醫學院會計組召開系統需求採購會議,辦理聯合採購。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D12以新進助理人員為對象,於網頁上加以圖示解說,多加宣導。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

同建議改進事項第九點

 

辦理情形:

併建議改進事項第九點辦理

進度 待規劃  
進行中

 ü

已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D14我評鑑資料及相關說明,內容相當充分完整,惟整體而言,「解釋」、「說明」性質者居絕大多數,比較欠缺「自我反省檢討」、「業務缺失或有待改進事項」或「長遠發展目標」等方面的分析說明,可再加強努力。

 (對於顧客意見上之不滿意見應有檢討)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

為強化績效管理制度,提昇行政績效與服務品質,配合「行政院暨地方各級行政機關九十四年度實施績效獎金及績效管理計畫」之實施,將依據本室組織功能、職掌及重要業務推展需要,陸續設定單位績效目標、績效衡量指標、個人特殊工作績效及績效獎金發給規定等,以考評、檢討個人工作項目,從而達成團體總目標。

 

辦理情形:

業依原回覆內容積極推動中,與建議改進事項第七項之辦理情形相同。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D15依不同類別服務對象(如學生、系所行政人員、教師等)的需要,「主動」、「充分」提供或告知相關業務資訊(如各種申請流程、法令規定、審查基準、作業時間等),也是加速服務時效、增加工作效率、贏取當事人信賴的重要因素,除擴大「網路資訊服務」功能外,可考慮搭配其他措施,例如重點式製作「守則」、「須知」、「注意事項」等簡明手冊,交付於利害關係人或提醒其注意,以提升服務品質。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

同建議改進事項第九點

 

辦理情形:

併建議改進事項第九點辦理

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D16應建立更積極有效的工作目標管理機制。以「如何逐年減少某業務項目退件數目」為例,有必要經常性蒐集數據,定期檢討退件原因,思考有效的解決之道,並加以具體落實。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

原回覆如下:

1.每年舉辦全校性業務座談及新進助理或研究人員單據報帳流程說明會。

2.將退件加以分類並統計退件頻率。
3.退件次數較頻繁之報帳作業,以製作網頁方式說明其正確報帳方式。
4.
依退件統計結果,製作Q&A網頁。
5.提供會計室個人公務用E-mail 信箱服務。
6.針對退件予以個案說明或電話輔導。
 

 

辦理情形:

原回覆之1.2.3.4項正規劃辦理中,5.6項已完成。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94 年  3  月  31 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D04加強與總務處出納電子化整合,並與院系行政單位作業整合,以提昇行政效率。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.本室帳務系統已全面電腦化,為求資源共享,茲正配合總務處推展之出納系統與院系行政單位作業整合,將收款單據、支票開立與帳務勾稽等出納、會計事務作一聯結,以提昇行政效率。

2.配合總務處規劃進行中。

部份項目已完成與總務處對各院系行政單位之收款單據之資源整合
進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D07建立品質目標及品質政策,以建立同仁共識,並經由具體管控數字與統計分析,檢討並提昇服務品質與改革。

(未見品質目標與政策改善對策之研擬)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

一、配合會計業務屬性及在學校之角色功能,本室擬訂品質目標及政策為「收支有效掌控、單據適法審核、管理資訊提供」,以發揮財務管理角色,說明如下:

1.經費收支執行有效掌控

(1)自償性建設財務狀況之掌控:本校近年來以舉債方式進行學生宿舍冷氣、椰風專案、二活租賃權、新生南路地下停車場等建設計畫,後續收支期程長達數十年,其營運狀況影響本校財務甚鉅,本室已將各計畫設置專帳以持續追蹤檢討,俾各計畫財務狀況能完整掌控。

(2)學校經費、計畫收支之掌握:對於學校經費、委辦補助計畫收支及節餘情形清楚控帳,並協助相關人員對帳查詢,俾達成學校收支平衡目標。

(3)資本支出執行之檢討改進:對於學校資本支出之預算執行情形定期檢討,發現未達預算目標或進度落後者,送請業務單位查明原因檢討改進,俾協助達成資本支出預期進度。

2.採購程序及單據之適法審查

(1)經費收支審核:收入、支出、現金出納等依相關規定進行審查,以健全本校財務內部控制,並以審計部及相關機關到校查核,無剔除及不法之情事糾正為目標。

(2)工程、財物、勞務採購審核:包括開標、比價、議價、決標、驗收監辦等採購程序之合法性及其效率之審核,以協助達成本校採購案件執行及履約管理之健全。

3.管理決策資訊之適時提供:為配合管理決策及績效考核之需要,不定期編製各式收支、資金運用等管理性報表,供相關單位規劃運用及決策參考;又配合經費稽核委員會稽核各單位經費收支運用之需要,適時提供相關財務資訊,以發揮會計提供管理資訊功能。

二、已力促本室各組研提品質目標及政策,藉量化之衡量數據,考核檢討本室運作績效。

本案品質目標、政策及其量化指標建立,與人事室刻正推動之本校績效目標指標之建構及績效獎金制度相關,已派員參加人事室舉辦之講習會,以了解本校擬推動之方向,有關本室總目標、各組單位目標及個人目標之擬訂等,亦配合人事室推動方案研擬中,擬配合該方案進度積極辦理。
進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期    94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D09目前一般業務已建立作業流程,以使相關人員明瞭作業所需文件與手續,值得嘉許,惟計畫負責人(助理)常更替,建議在新計畫開始時,提供說明單張,使計畫之報帳人員清楚如何運用既有的資料說明與網路報帳查詢系統。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.已於校園網路登載會計相關法令及報帳作業流程等,以提供查詢及瀏覽。

2.擬結合人事、總務、研發會等相關單位,於學期開始時續辦說明會,藉以宣達新進人員應注意事項。

3.將每年舉辦1次說明會,本年度說明會事宜,刻正規劃辦理中。

1.本室已規劃完成有關新進助理等之報帳作業流程內容說明。

2.目前正與總務處、人事室協調說明會確定時間中。

進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期   94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D10對於較常發生之特殊事件(如單據遺失)是否應訂定標準處理流程,另一般特殊事件亦應訂出處理原則。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.各單位於報帳過程中偶發單據遺失事件,本室已訂定標準處理流程如附件。

2.另其他特殊事件如較常發生,亦將比照上開方式訂定標準處理流程以利作業。

3.單據遺失之處理流程已公佈於會計室審核組網頁上。

4.另其他特殊事件亦正持續統計整理中,如有較常發生事件,將比照訂定標準處理流程。

持續統計整理較常發生事件。不定期更新Q&A網頁
進度 待規劃  
進行中  
已完成  ü
填報日期      94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D11目前會計報帳網路查詢系統,社科學院、醫學院各分組與校總區不一致、分別購買,不僅未能發揮聯合採購之價格優惠,且因系統之間不一致,對運作效率上有限制。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.社科學院、醫學院因地緣關係為考量報帳等會計事務之便捷性,將會計帳務分別處理,惟所使用會計帳務系統均屬同一家資訊公司,其所沿用之會計原則及法規並無差異,應無系統間不一致,運作效率限制之問題。為發揮聯合採購之價格優惠,本室擬自合約到期日起統合社科學院、醫學院會計組之系統需求辦理採購事宜。

2.擬於合約到期日前邀社科學院、醫學院會計組召開系統需求採購會議,辦理聯合採購。

由於各單位會計系統簽約日期不一,已配合延長及統整各單位簽約時程,預定95年1月起聯合採購使用該系統
進度 待規劃  
進行中

ü

已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D12以新進助理人員為對象,於網頁上加以圖示解說,多加宣導。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

併建議改進事項第9點辦理

同第9點事項處理。
進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D14我評鑑資料及相關說明,內容相當充分完整,惟整體而言,「解釋」、「說明」性質者居絕大多數,比較欠缺「自我反省檢討」、「業務缺失或有待改進事項」或「長遠發展目標」等方面的分析說明,可再加強努力。

(對於顧客意見上之不滿意見應有檢討)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.為強化績效管理制度,提昇行政績效與服務品質,配合「行政院暨地方各級行政機關94年度實施績效獎金及績效管理計畫」之實施,將依據本室組織功能、職掌及重要業務推展需要,陸續設定單位績效目標、績效衡量指標、個人特殊工作績效及績效獎金發給規定等,以考評、檢討個人工作項目,從而達成團體總目標。

2.業依回覆內容積極推動中,與建議改進事項第7項之辦理情形相同。

同第7項之辦理情形。
進度 待規劃  
進行中

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已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D15不同類別服務對象(如學生、系所行政人員、教師等)的需要,「主動」、「充分」提供或告知相關業務資訊(如各種申請流程、法令規定、審查基準、作業時間等),也是加速服務時效、增加工作效率、贏取當事人信賴的重要因素,除擴大「網路資訊服務」功能外,可考慮搭配其他措施,例如重點式製作「守則」、「須知」、「注意事項」等簡明手冊,交付於利害關係人或提醒其注意,以提升服務品質。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

併建議改進事項第9點辦理

併同第九點事項處理。
進度 待規劃  
進行中

 ü

已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D16應建立更積極有效的工作目標管理機制。以「如何逐年減少某業務項目退件數目」為例,有必要經常性蒐集數據,定期檢討退件原因,思考有效的解決之道,並加以具體落實。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

上次回覆說明:

1.每年舉辦全校性業務座談及新進助理或研究人員單據報帳流程說明會。

2.將退件加以分類並統計退件頻率。
3.退件次數較頻繁之報帳作業,以製作網頁方式說明其正確報帳方式。
4.
依退件統計結果,製作Q&A網頁。
5.提供會計室個人公務用E-mail 信箱服務。(已完成)
6.針對退件予以個案說明或電話輔導。(已完成)

1.新進人員報帳說明會同第9點事項之回覆處理。

2.退件分類與頻率本室持續統計中。

3.已完成網頁Q&A之製作。

進度 待規劃  
進行中

 ü

已完成  
填報日期     94  年 8  月  22 日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D04加強與總務處出納電子化整合,並與院系行政單位作業整合,以提昇行政效率。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

1.本室帳務系統已全面電腦化,為求資源共享,茲正配合總務處推展之出納系統與院系行政單位作業整合,將收款單據、支票開立與帳務勾稽等出納、會計事務作一聯結,以提昇行政效率。

2.配合總務處規劃進行中。

前次回覆說明:部份項目已完成與總務處對各院系行政單位之收款單據之資源整合。

1.依本校行政e化小組所規劃之”未來應推動之業務及注意事項”,持續與計資中心及總務處就相關需e化之項目研討中。

2.目前本室現有資料已透過計中伺服器將相關資料轉出出納組運用。

進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期   94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D07建立品質目標及品質政策,以建立同仁共識,並經由具體管控數字與統計分析,檢討並提昇服務品質與改革。

(未見品質目標與政策改善對策之研擬)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

一、配合會計業務屬性及在學校之角色功能,本室擬訂品質目標及政策為「收支有效掌控、單據適法審核、管理資訊提供」,以發揮財務管理角色,說明如下:

1.經費收支執行有效掌控

(1)自償性建設財務狀況之掌控:本校近年來以舉債方式進行學生宿舍冷氣、椰風專案、二活租賃權、新生南路地下停車場等建設計畫,後續收支期程長達數十年,其營運狀況影響本校財務甚鉅,本室已將各計畫設置專帳以持續追蹤檢討,俾各計畫財務狀況能完整掌控。

(2)學校經費、計畫收支之掌握:對於學校經費、委辦補助計畫收支及節餘情形清楚控帳,並協助相關人員對帳查詢,俾達成學校收支平衡目標。

(3)資本支出執行之檢討改進:對於學校資本支出之預算執行情形定期檢討,發現未達預算目標或進度落後者,送請業務單位查明原因檢討改進,俾協助達成資本支出預期進度。

2.採購程序及單據之適法審查

(1)經費收支審核:收入、支出、現金出納等依相關規定進行審查,以健全本校財務內部控制,並以審計部及相關機關到校查核,無剔除及不法之情事糾正為目標。

(2)工程、財物、勞務採購審核:包括開標、比價、議價、決標、驗收監辦等採購程序之合法性及其效率之審核,以協助達成本校採購案件執行及履約管理之健全。

3.管理決策資訊之適時提供:為配合管理決策及績效考核之需要,不定期編製各式收支、資金運用等管理性報表,供相關單位規劃運用及決策參考;又配合經費稽核委員會稽核各單位經費收支運用之需要,適時提供相關財務資訊,以發揮會計提供管理資訊功能。

二、已力促本室各組研提品質目標及政策,藉量化之衡量數據,考核檢討本室運作績效。

前次回覆說明:本案品質目標、政策及其量化指標建立,與人事室刻正推動之本校績效目標指標之建構及績效獎金制度相關,已派員參加人事室舉辦之講習會,以了解本校擬推動之方向,有關本室總目標、各組單位目標及個人目標之擬訂等,亦配合人事室推動方案研擬中,擬配合該方案進度積極辦理。

俟人事室訂頒方案後依據辦理。
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D09目前一般業務已建立作業流程,以使相關人員明瞭作業所需文件與手續,值得嘉許,惟計畫負責人(助理)常更替,建議在新計畫開始時,提供說明單張,使計畫之報帳人員清楚如何運用既有的資料說明與網路報帳查詢系統。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

1.已於校園網路登載會計相關法令及報帳作業流程等,以提供查詢及瀏覽。

2.擬結合人事、總務、研發會等相關單位,於學期開始時續辦說明會,藉以宣達新進人員應注意事項。

3.將每年舉辦1次說明會,本年度說明會事宜,刻正規劃辦理中。  

前次回覆說明:

1.本室已規劃完成有關新進助理等之報帳作業流程內容說明。

2.目前正與總務處、人事室協調說明會確定時間中。

 
預計於12月中旬舉行。
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D11前會計報帳網路查詢系統,社科學院、醫學院各分組與校總區不一致、分別購買,不僅未能發揮聯合採購之價格優惠,且因系統之間不一致,對運作效率上有限制。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

1.社科學院、醫學院因地緣關係為考量報帳等會計事務之便捷性,將會計帳務分別處理,惟所使用會計帳務系統均屬同一家資訊公司,其所沿用之會計原則及法規並無差異,應無系統間不一致,運作效率限制之問題。為發揮聯合採購之價格優惠,本室擬自合約到期日起統合社科學院、醫學院會計組之系統需求辦理採購事宜。

2.擬於合約到期日前邀社科學院、醫學院會計組召開系統需求採購會議,辦理聯合採購。 

前次回覆說明:由於各單位會計系統簽約日期不一,已配合延長及統整各單位簽約時程,預定95年1月起聯合採購使用該系統

同前次回覆說明
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D12以新進助理人員為對象,於網頁上加以圖示解說,多加宣導。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

同第9點事項處理。

同第9點事項處理。
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D14自我評鑑資料及相關說明,內容相當充分完整,惟整體而言,「解釋」、「說明」性質者居絕大多數,比較欠缺「自我反省檢討」、「業務缺失或有待改進事項」或「長遠發展目標」等方面的分析說明,可再加強努力。

(對於顧客意見上之不滿意見應有檢討)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

1.為強化績效管理制度,提昇行政績效與服務品質,配合「行政院暨地方各級行政機關94年度實施績效獎金及績效管理計畫」之實施,將依據本室組織功能、職掌及重要業務推展需要,陸續設定單位績效目標、績效衡量指標、個人特殊工作績效及績效獎金發給規定等,以考評、檢討個人工作項目,從而達成團體總目標。

2.業依回覆內容積極推動中,與建議改進事項第7項之辦理情形相同。

前次回覆說明:同第7項之辦理情形。
同第7項之辦理情形。
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D15不同類別服務對象(如學生、系所行政人員、教師等)的需要,「主動」、「充分」提供或告知相關業務資訊(如各種申請流程、法令規定、審查基準、作業時間等),也是加速服務時效、增加工作效率、贏取當事人信賴的重要因素,除擴大「網路資訊服務」功能外,可考慮搭配其他措施,例如重點式製作「守則」、「須知」、「注意事項」等簡明手冊,交付於利害關係人或提醒其注意,以提升服務品質。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

併同第九點事項處理。

同第九點事項處理。

進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

92學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

92D16應建立更積極有效的工作目標管理機制。以「如何逐年減少某業務項目退件數目」為例,有必要經常性蒐集數據,定期檢討退件原因,思考有效的解決之道,並加以具體落實。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

前次回覆說明:

1.每年舉辦全校性業務座談及新進助理或研究人員單據報帳流程說明會。

2.將退件加以分類並統計退件頻率。
3.退件次數較頻繁之報帳作業,以製作網頁方式說明其正確報帳方式。
4.
依退件統計結果,製作Q&A網頁。
5.提供會計室個人公務用E-mail 信箱服務。(已完成)
6.針對退件予以個案說明或電話輔導。(已完成)

前次回覆說明:

1.新進人員報帳說明會同第9點事項之回覆處理。

2.退件分類與頻率本室持續統計中。

3.已完成網頁Q&A之製作。

同前次回覆說明
進度 待規劃  
進行中    ü
已完成  
填報日期    94 年  11  10  日