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國立臺灣大學秘書室

實地訪查結果及執行情形

91學年度-總務處執行情形報告表

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國立臺灣大學  總務處「行政品質評鑑」建議改進事項執行情形報告表

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C01:辦公室OA設計可朝向規格統一化。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

文書組收發室櫃台太高已於九十二年十月重新設計規劃搬遷完成。保管組辦公室已於九十二年十一月完成規格統一化。駐警隊辦公室九十三年三月搬遷至展書樓後辦公室OA設計已規格統一化。出納組辦公室因涉及現金安全考量,仍維持目前規格,其餘各組原即已符合要求。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C03建議能運用月報表資料規劃未來的工作。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、文書組已有電子公文月報表、收發文月報表、郵資機等月報表,已運用月報表資料,規劃無紙化電子公文,建立公文追蹤系統。

二、保管組以油料支付月報表及物品流量月報表作依據,以規劃管控物品或油料之節約及實施物流採購。

三、營繕組大型工程興建及修繕,其施工進度掌控及工程費用支付比率,皆依施工進度時程月報表來做管理,以隨時檢討施工實際進度。

四、事務組已運用停車管理費、公務車油耗及水電用量月報表規劃校園交通、公務車油料及水電控管工作。

五、出納組運用月報表之收入、支出金額等資料檢視業務量的成長情況顯示收入金額龐大;而以人工開立收據,配合部分電腦作業方式處理帳務,產生月報表所需時間較長;因此規劃將收據作業電腦化,整合全套帳務系統以便節省工作時間,及時提供各項數據、隨時掌握收支狀況。

六、購運組已運用採購月報表、小額採購月報表,規劃控管採購案之借款、結滙、履約、驗收等執行流程。

七、經營管理組運用場地收費月報表掌握校內委外場地營收情形及運用專案貸還款月報表追蹤貸款清償時程。

八、駐警隊運用「執行各項業務成果月報表」、「肅竊紀錄表」、「查察車輛違規紀錄表」等資料,規劃防竊、取締汽車違規等重點工作,加強維護校園安全與交通秩序。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C04:建議設立客觀之內部顧客滿意度調查,以提昇服務品質。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處於九十二年十二月底辦理網路顧客滿意度調查,整體行政滿意度為7.14,其中購運組更達8.73(滿分十分),本處將持續辦理。各單位針對業務性質亦辦理業務顧客滿意度調查,例如:「校總區廁所環境清潔維護意見調查」、「總務處事務組行政服務滿意度調查」、「總務處事務組校園環境清潔及綠美化調查」等。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C08:校內報案電話,只要拿起話機,駐警隊是否即可得知事件地點,不必報案人說明才知道事件地點。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本校校園安全監控系統現正架設測試中,預定六月可完工啟用,屆時校內各緊急報案電話,只要拿起話機,便可自駐警隊電腦監視螢幕中顯示出事故發生地點,無須報案人親自說明。

進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C10:電腦資訊化仍有加強的空間。

 

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、文書組賡續推動公文處理電腦化,九十三年起歸檔公文將以掃瞄建檔,利用影像檔提供閱覽或列印,原稿以不外借為原則加強檔案管理。

二、保管組已完成宿舍分配電腦化相關作業,並經實際操作分配六次,同仁反應相當良好。二手財產資訊網站已完成,並已正式公開運作,將密切注意同仁反映。

三、營繕今年已加強電腦檔案管理、統計功能,期能更快速統計出各單位及系館每年維修費使用情形,藉以管控經費運用及合理分配。

四、事務組持續加強電腦資訊化作業,新進完成者為「客座學人宿舍服務系統」及「電錶度數電腦系統」

五、出納組之收款收據改採電腦化作業,正進行程式編寫中;自九十二學年度起,學生補繳學雜費明細上網,讓學生即時明瞭繳費狀況。

六、購運組採購管理系統已建置完成順利運作,並已架設防火牆,以維護系統安全。

七、經營管理組近期添購伺服器一台,以便運用資料庫及網路服務功能,建置「意見調查系統」、「投票系統」。

八、駐警隊取締違規紀錄已可輸入電腦列管,方便查詢。

 

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C11:期許總務處同仁更具主動積極的工作態度與服務精神。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處各組利用組務會議作經驗交流分享及問題討論,針對各項業務需求檢視作業流程,跨處室之業務責成同仁主動協調處理,以共同提升團隊合作精神、勇於任事態度。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C15:平日請多收集數據,加以分析,研究,以作為績效評估的指標及管理決策參考。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、文書組有電子公文月報表、收發文月報表、郵資機月報表等數據隨時加以分析、研究,以作為績效評估的指標及管理決策參考。例如九十二年電子公文收文10360件發文2834件比較前年電子收文提升15.8%,電子發文提升12.45%逐年提高電子收發文比例。郵資機月報表提供郵費收支詳細資料,作為節約郵資及管理決策參考。

二、保管組統計失竊財產資料協助防竊座談會召開以維護校產。以二手網站交流件數等數據作為財產再利用績效參考。

三、營繕組在各系舘裝置水電表,每月抄表記錄資料並加以討論分析,去年水費支出已逹負成長,獲得相當成效。

四、事務組目前已收集各系館水電使用度數,做為將來控管全校水電使用量績效評估的指標;並調查全校車輛行車特性,做為停車區位規劃管理決策參考。

五、出納組由銀行代收學雜費資料中統計並分析各繳費方式數量、每日繳費人數及金額等供會計室統計各學院收入狀況及概算暨預算編列之參考。

六、購運組運用共同供應契約電子付款暨電子領投標執行率所收集之數據,作為評估預算執行績效。

七、經營管理組除依例行報表分析外,並常蒐集比較公館地方最新場租資訊、委外廠商不同業別之坪效、服務滿意度比較,以修正委外方向,作為個案及整體之績效管理指標。

八、駐警隊每月陳報執行各項業務成果月報表,據以規劃肅竊等計劃及改善交通秩序參考依據。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C16:請駐警隊善用PDA工具,發揮應有功能,嗣後請評估其效益。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

相關車輛資訊資料已洽請本校計資中心建構完成,已可充分利用。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C18:品質目標執行之數據目標可再改善,選擇一些服務對象可感受到的項目,例如某項工作項目的平均完成日期,或校園無預警停電次數等,作為未來自我目標的項目。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處已於九十三年度之品質目標執行表呈現,例如:保管組品質目標已配合修正為:一、加強宿舍管理,依查訪次數及違規居住戶數作為計算公式。二、縮短財物報銷時程,依收到報銷單日至製作報銷清冊之時程計算公式。出納組品質目標已更改為本校收款收據改採電腦化作業等。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C19:出納組客戶空間太小,建議予以改善。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

爲服務考量必須設於一樓,將儘量協調其他單位互換空間,俟辦公地點確定後一併規劃

進度 待規劃 ˇ
進行中  
已完成

 

填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C20:校警隊應能迅速反應社會現況,並要求適切之裝備,以維校園及自身之安全,例如目前隊部尚未有SARS用之防護衣裝備。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

駐衛警察隊正辦理公共區域之監視系統,並已設置巡邏感應紀錄點,加強維護校園安全,並更新警械、無線電通訊及申購SARS防護衣等適切之裝備。

進度 待規劃  
進行中  
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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C22:請注意辦公室通道之消防寬度。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處各單位僅出納組因為空間硬體暫時無法改善外,其餘各單位皆符合要求。

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進行中 ˇ
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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C24:建議訂定細部計畫時程表,逐步實施,以減輕同仁壓力。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、文書組檔案回溯建檔已訂定三年執行計畫,並分年訂定細部計畫時程表,逐步實施。

二、保管組重要專案(如椰風專案等)皆訂有細部執行時程,逐步執行計畫。

三、營繕組依校務發展方向及教育部補助經費情形,訂定各營繕工程新興計劃之時程表,

四、事務組年度列管之專案計劃如腳踏車管理、技工工友人力精簡等皆訂有細部計劃之時程表。

五、出納組之業務主要為收支付款項,待提出新專案計畫時,亦配合辦理細部計畫時程表之訂定。

六、購運組執行校務基金及專案計畫之各項預算,悉依採購法、ISO採購作業程序及採購作業規範訂定各項採購業務執行目標細部計畫時程辦理。

七、經營管理組針對每個委外個案件均事先提出期程表、實施日期步驟、須產生文件、內外部呈報流程時效掌控,近一年已辦理案件有「二活台大椰林廣場」、「長興水源學生宿舍BOT」、「校友會館委外案」等。

八、駐警隊已就代班制度廢除現行勤務及休假制度改善方案、校園安全(監視)系統評估規劃、校園交通執勤準則檢討制訂、人力檢討及長期人力規劃、教育訓練暨成效考核計劃、有效提振士氣方案各項目,訂定細部計劃執行表,逐步實施。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C25:加強與系所師生之溝通,以加強使用者滿意度。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處為加強與系所師生之溝通,平日即透過BBS及電子郵件即時回應及處理師生需求,重大事件則透過說明會機制,在廣徵意見及建立共識下推動相關工作,並透過問卷方式瞭解使用者的滿意度,據以改進。目前進行之意見調查有廁所環境清潔維護意見調查、行政服務滿意度調查、網路顧客滿意度調查...等等。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

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(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項

91C29:每年重點儀器的採購可否在網頁上公布內容、採購系所及圖片等(可先選擇在一00萬元或某個金額以上之採購案,上網公告)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

購運組將俟回收各系所請購人員之意願調查表後,再予評估辦理。

進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  4  月  8  日

 

追蹤月份

(ü)3月    ( )6月    ( )9月    ( )12月

    據

91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C33:規費法已施行,宜檢討現行徵收規費與該法之適用。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、事務組目前收取之規費有清潔費、場地管理費及停車管理費,相關收費辦法實施前皆請法律顧問審閱過,尚符合規費法之規定。

二、營繕組工程招標圖說費已依規費法規定辦理。購運組依政府採購法規定公開發售招標文件,其收費以工本費為限,符合規費法收費基準。

三、其餘各組業務經查目前尚無依規費法第七至九條研議徵收行政規費及使用規費之可行性。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  4  月  8  日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C08:校內報案電話,只要拿起話機,駐警隊是否即可得知事件地點,不必報案人說明才知道事件地點。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

一、駐警隊已洽廠商在隊本部緊急報案電話3366-9110加裝來電顯示,可立即得知報案地點。

二、駐警隊另將隊本部緊急報案電話3366-9110以上網、刊登校訊、發函至各單位等方式,宣導建議師生將其輸入於手機內,並設定於簡縮撥號110代碼位置,以方便記憶及利於突發狀況時迅速處理,排除危害。

進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  7  月  22  日

 

 

追蹤月份

( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C19:出納組客戶空間太小,建議予以改善。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處曾於近期協調並獲學務處支持同意與該處生輔組辦公室交換,經進行會勘後,由於使用之淨面積少18平方公尺,且生輔組將增置兩名教官,空間不足,需另增一小空間始敷需用。該組表示,涉及學生輔導問題,如辦公室分隔兩處確有不便,故擬暫緩推動,俟未來情勢變更時,再予考量,本案擬另覓適當空間。
進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  7  月  22  日

 

 

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( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C22:請注意辦公室通道之消防寬度。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處各單位僅出納組因為空間硬體暫時無法改善外,其餘各單位皆符合要求。出納組擬與辦公室空間問題一併解決。

進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  7  月  22  日

 

 

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( )3月    (ü)6月    ( )9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C29:每年重點儀器的採購可否在網頁上公布內容、採購系所及圖片等(可先選擇在一00萬元或某個金額以上之採購案,上網公告)

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

經購運組彙整各系所請購人員之意願調查表(一00萬元以上)後,約百分之七十同意在網頁上公告,購運組將把相關資料送交研發會,由研發會在該會之虛擬貴儀中心網頁辦理公告事宜。
進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  7  月  22  日

 

 

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( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C19:出納組客戶空間太小,建議予以改善。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處曾於近期協調並獲學務處支持同意與該處生輔組辦公室交換,經進行會勘後,由於使用之淨面積少18平方公尺,且生輔組將增置兩名教官,空間不足,故擬暫緩推動,俟未來情勢變更時,再予考量,本案擬另覓適當空間。
進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  9 月 13 日

 

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    (ü)9月    ( )12月

    據

91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C22:請注意辦公室通道之消防寬度。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處各單位僅出納組因為空間硬體暫時無法改善外,其餘各單位皆符合要求。出納組擬與辦公室空間問題一併解決。
進度 待規劃  
進行中 ˇ
已完成

 

填報日期     93 年  9 月 13 日

 

 

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( )3月    ( )6月    ( )9月    (ü)12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C19:出納組客戶空間太小,建議予以改善。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本案事涉全校行政單位整體空間安排,非本處能單獨完成改善。
進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  12 月 31 日

 

追蹤月份

( )3月    ( )6月    ( )9月    (ü)12月

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91學年度行政品質實地訪查結果
建議改進事項 91C22:請注意辦公室通道之消防寬度。

辦理情形

(具體改進措施

或說明)

本處各單位僅出納組因為空間硬體暫時無法改善外,其餘各單位皆符合要求。出納組擬與辦公室空間問題一併解決。
進度 待規劃  
進行中  
已完成

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填報日期     93 年  12 月 31 日