申訴資料送至秘書室後，秘書室會先請相對單位提供書面說明，後請申訴人提供補充說明，並同時籌備召開申評會議等事宜；俟時間、地點確定後，發開會通知單邀請申訴人及相對人到會說明。故申訴人在此期間，只須準備會議當日之說明及委員可能之詢疑內容即可（各約10分鐘）。