申訴資料送至秘書室後,秘書室會先請相對單位提供書面說明,並籌備召開申評會議等事宜;俟時間、地點確定後,發開會通知單邀請申訴人及相對人到會說明。故申訴人在此期間,只須準備會議當日之說明及委員可能之詢疑內容即可(各約10分鐘)。